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當代秘書的口語交際素養(yǎng)
秘書的語言交際是秘書職業(yè)活動不可缺少的內(nèi)容之一，其口語表達直接影響著秘書工作的順利開展和企事業(yè)單位的發(fā)展和生存，具有十分重要的意義。下面是小編分享的當代秘書的口語交際素養(yǎng)，一起來看一下吧。
當代秘書的口語交際素養(yǎng)
一、秘書口語交際的一般素質(zhì)
秘書言語表達的誠懇、認真，準確、清晰，得體、恰當，是秘書創(chuàng)設良好交流環(huán)境、傳遞信息，使人際關(guān)系融洽的重要保證。
1.真誠溝通，以善為本，善解人意
真誠是跨時代、跨國度的一條永恒交往原則，也是每個人期待的交往方式。因為人都有安全的需要，出于這種需要，人們都希望自己可以把握周圍環(huán)境，把握自己的交往對象。言談中給予對方真實真誠，是取得信任的重要因素。真誠相待，表達的內(nèi)容真摯樸實，感情的表現(xiàn)自然生動，交談具有感染力。
言談中，秘書應注意避免粗暴簡單地說話，不講假話、大話、空話;不講不該講的內(nèi)容，更不誤傳信息;也不做不禮貌地隨意打斷他人說話的事;也不為了取悅?cè)硕⒄樂畛谢蛑粓笙膊粓髴n;不隨意承諾。
除此之外，與人溝通還應事先做些準備，譬如溝通對象是誰，溝通的內(nèi)容有哪些，溝通的目的是什么，你希望達到怎樣理想的結(jié)果，對方可能希望達到的結(jié)果，溝通的時間和地點，溝通時可能討論的話題，溝通時如何表達和傾聽，溝通時要注意哪些問題等等都須事先了解及計劃。正所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。當然，還須協(xié)助上級處理好與客人溝通時的關(guān)系，細致入微、善解人意、有理有節(jié);當上級對問題處理不當或有疏忽時，秘書應迅速給予適當?shù)膹浹a，始終保持單位與客人間的和諧有效的溝通氛圍。
2.態(tài)度莊重，用語禮貌，有涵養(yǎng)
態(tài)度莊重有禮，尊重他人，這在人際交往中可以確保交際交流暢通，并可自保自我人格的不受侮辱。
學會禮貌、得體地說好各類話。在客人面前不該說的話別說，在同事面前不該亂傳達的話別亂傳達，在領導面前不該多話的時候就別亂多話。且不搬弄是非，不講同行同事壞話，更不要毀謗他人。也千萬不能把自己以往的習慣性動作帶到職場溝通中，尤其是在對外溝通時，不做無關(guān)緊要的小動作，如收看手機短訊、修指甲、打哈欠等。 3.言簡意賅，準確得體，思路清晰
任何言語的交流，都要做到意思準確完整，講述清楚明白。英國哲學家培根曾說：“交談時的含蓄和得體，比口若懸河更可貴。”因此，秘書在交流中，要提前做好相應的準備，說話時在言語上有所區(qū)別，注意分寸。最好能以簡潔明了的話語表達其意，讓聆聽者容易理解。深入淺出，通俗易懂，口語化，使用平易自然的基本詞和常用詞，語音準確，吐字清晰，語調(diào)自然流暢，有助于溝通感情，傳遞信息。
二、秘書口語交際的實踐素養(yǎng)
由于秘書工作的承上啟下的樞紐位置，以及其從屬性、政策性、事務性的職業(yè)特征，因此伴隨而生的是其職業(yè)口才特征：思想性強、實踐性強、時間性強、涉及的知識面廣。秘書要成為一名優(yōu)秀的溝通人員，不僅僅是掌握一些溝通的方法和技巧，更重要的是要具有較高的職業(yè)素養(yǎng)、文化素養(yǎng)和內(nèi)在素質(zhì)。作為秘書應使自己的言談體現(xiàn)如下的特征。
1.思想性強
秘書工作歷來就是從屬于某個企事業(yè)單位，其工作都是圍繞一定的組織而展開，都是為了保證領導者的工作順利和企事業(yè)單位工作的順利進行。尤其是我國的秘書工作，都是為黨和國家各級機關(guān)及企事業(yè)單位服務，為建設具有中國特色的社會主義服務，這就使得我國秘書工作具有很強的政策性和思想性特征，在其語言表達上體現(xiàn)出較高的思想政策水平。
2.實踐性強
(1)針對專門業(yè)務實際。秘書在黨政機關(guān)和企事業(yè)單位的承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用，在決策中的參謀作用，在上級處理日常工作以及其他事務工作中輔助管理的助手作用，決定了秘書工作的絕大多數(shù)內(nèi)容都是與本單位集體或職工個人的實際問題密切聯(lián)系，這就使得秘書的口語表達內(nèi)容必須直接針對本單位的實際和專門的業(yè)務。
(2)涉及社會實際問題。秘書的口語表達內(nèi)容或直接或間接地涉及社會實際問題。社會經(jīng)濟的變革和發(fā)展，一些具體問題一定會在某些行業(yè)或基層企事業(yè)單位出現(xiàn)，秘書在向上級反映、向群眾解釋時必然觸及社會存在的實際問題。所以，要對情況進行認真調(diào)查，積極面對，并進行慎重、積極有效的說明和解釋。
(3)緊密聯(lián)系本單位的業(yè)務。秘書工作的口語表達與本單位的業(yè)務活動聯(lián)系緊密，這是秘書工作的從屬性質(zhì)、輔助功能所決定的。所以，其言談交流的內(nèi)容要圍繞本單位的業(yè)務實際，貼切、實在。
(4)觸及職工群眾的具體問題。秘書口語交流的很多內(nèi)容會觸及到職工群眾的思想及利益實際。秘書的日常工作會經(jīng)常面對職工群眾非常關(guān)心的福利待遇和技術(shù)崗位的安排等具體實際的問題，以及職工群眾在思想上出現(xiàn)的各種各樣實際問題，這也促使秘書必須圍繞這些問題作有效的解釋和說明。
3.時間性強
秘書工作的樞紐地位決定秘書口頭語言表達的時間性強這一特征。一個單位的日常管理工作很多時候會由秘書來監(jiān)督執(zhí)行。所以，秘書在貫徹黨和國家的方針政策和企事業(yè)單位的規(guī)章制度時要及時，在處理管理問題和專業(yè)技術(shù)問題時要有緊迫感，答復客戶和內(nèi)部職工群眾反映的問題要迅速及時，在談判等交際活動中更要快速有效地進行對話。
4.涉及知識面廣
秘書是一種特殊的社會角色，他要像心理學家一樣善于洞察別人，要像外交官一樣善于處理各種交際關(guān)系。秘書工作的對內(nèi)對外聯(lián)系職能，決定了秘書在工作中要面對各種各樣的人員，回答各種各樣的問題，如涉及方針政策的，按章辦事;涉及專業(yè)知識的，須熟練地運用專業(yè)知識宣傳解釋，以解決生產(chǎn)經(jīng)營中出現(xiàn)的實際問題;涉及文化知識的，積淀豐厚，了然于胸，厚積薄發(fā);涉及心理學知識的，摸準心理需求，了解和學會剖析他人性格心理，以豐富的心理學知識進行溝通協(xié)調(diào)，準確領會他人的意圖，理解他人的立場，和諧融洽人際關(guān)系，掌握主動，知人善言，使談話“正中下懷”。秘書的知識豐富，善于把握和展開話題，敏銳敏感，巧妙運用交談的方法和技巧，在自然和諧的交談中快速了解對方個性和性格，把握對方的心理及需求，使溝通交際和諧有效進行。
三、秘書口語交際的藝術(shù)
作為領導和各單位、各部門溝通的重要橋梁，秘書的能言、善言是不可忽視的技能。荀子說：“口能言之，身能行之，國寶也�！币粋�稱職的秘書，不一定是一個演說家，但一定要能言、善言。說話是一門藝術(shù)，秘書口語表達更需要高度和境界。秘書只有具有良好的素質(zhì)和素養(yǎng)，以其出色的口才進行交際和溝通，才能協(xié)調(diào)好關(guān)系，輔政參政，為工作的順利進行打下堅實的基礎，從而積極有效地推進工作。
1.善于傾聽顯誠意
傾聽，是對他人的尊重，是建立良好關(guān)系的前提。認真傾聽對方的述說，你會更深入地了解他人，了解和客觀、辨證地看待自己。聆聽越多，掌握的信息就越全面，就越容易與對方成為良好的談話伙伴。善聽是走向善說的捷徑。在交際場中，能說會道的人不一定是善于交際的人，善于傾聽的人才是真正會交際的人。會說的，有鋒芒畢露的時候，也會有言過其實之失。靜心傾聽不僅沒有這些弊病，而且還有兼聽則明的好處。認真傾聽、細心觀察，有助于少作不成熟的評論，避免不必要的誤解。美國杰出的女企業(yè)家瑪麗·凱曾風趣地說：“一位優(yōu)秀的管理人員應該多聽少講，也許這就是上天為何賜予我們兩只耳朵、一張嘴巴的緣故!” 因此，要提高口語表達能力，良好的傾聽習慣是前提。
(1)盡量不打斷說話者的話題。在傾聽的過程中，無論你有多么渴望一個新的話題，多么想發(fā)表自己的見解，都不要去打斷說話者的話題，而是默默地先將自己想說的話記在心中，直到對方自己結(jié)束了說話，再接下去發(fā)表自己的見解。講話者最討厭的就是別人打斷他的講話，因為這很容易讓說話者誤解為你打斷他思路是你對他的不尊重。
(2)巧妙表達自己的意見。面對面交流時，要認真傾聽，不要表示出或堅持明顯與對方不合的意見，不要表露出自己的不良情緒，哪怕有委屈也不要怨氣沖天，耐心、同情的傾聽會化解怨氣而使人變得通情達理，因為對方希望的是聽的人認真傾聽自己的傾訴，或希望聽的人能設身處地的為他著想，而不是給他意見。但可配合對方的證據(jù)，婉轉(zhuǎn)提出你自己的意見，比如當對方說完話時，你可以重復他說話的某個部分、或某個觀點如以“正如你指出的意見一樣，我認為”、“我完全贊成你的看法”的答話回應，證明你是在注意傾聽他所講的話并有所贊成，使對方把你引為知音知交，之后可以婉轉(zhuǎn)地提出“關(guān)于這個我還認為可以……”使對方容易接受你的建議。
(3)善于體察言外之意。一個聰明的傾聽者，不能只是僅僅滿足表層的聽和理解，要用心，善于營造談話時的輕松自然的氛圍，促使對方積極交談。善于從說話者的言語中聽出話中之話、話外之音，從其語情、語勢、微妙的肢體動作中發(fā)現(xiàn)隱含的信息，把握說話者的真實意圖。只有這樣，才能做到真正的交流和溝通。
(4)善于互動回應。當對方講話時，要注意傾聽，隨時用語言或其他方式積極回應，給予必要的反饋。首先，要有誠心。要抱著謙虛的態(tài)度聽。與對方交流時，略微靠近說話者，看著對方眼睛及鼻子的三角區(qū)域，維持五至十五秒的目光接觸，用你關(guān)注的目光讓他感受到你的尊重和虔誠，贏得他的贊許，獲得他的信任，使其暢所欲言。其次，要有專心。要仔細地聽而不要三心二意。如時不時地給對方一個微笑;贊成對方說話時，可以輕輕地點一下你的頭;對他所說的話感興趣時，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后來怎么樣了呢?”等讓對方感覺到你不愿漏掉任何一個字，確實在聽和鼓勵、對他所說內(nèi)容的渴望;在對方話還沒有說完之前，不要打斷對方的話語。有了這樣專注的態(tài)度，對方才愿吐露心扉。
2.恰當重復凸信息
無論是在接受上級批評，還是在聽取客戶介紹情況，當對方說完之后，都必須對雙方所談內(nèi)容的要點加以提煉并重復一遍。特別是對重要工作、會議及商務約談的時間、地點、金額等重要信息要進行再次核對，有效地避免差錯，保證工作的順利開展。
3.陽光微笑傳溫情
微笑是人與人之間最直接的表達，是傳達感情的最直接的方式。西方有一句諺語：“只有用微笑說話的人，才能擔當重任�！比穗H交往是一個互動的過程，當你面帶微笑，對方也會不自覺地被你感染，不由自主地喜歡上你，開始也對你微笑，心情愉悅，交談的氛圍融洽和諧。微笑可以拉近人與人之間的距離。工作生活中遇到困難，用微笑去處事應變往往就能解決許多難以解決的問題，帶來成功。
4.真誠贊美融真情
莎士比亞曾說：“贊美是照在人心靈上的陽光�！毙睦韺W家威廉·杰爾士也說：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣賞。”贊美就像協(xié)奏曲，那和諧悅耳的聲音讓人如癡如醉;贊美就像潤滑劑，可以調(diào)節(jié)相互間的關(guān)系;贊美如同和煦陽光，讓人們感受人間溫情。每個人都希望獲得別人的肯定，并據(jù)以確認自己的重要性，因此，內(nèi)心都非�？释说馁澷p。贊美對方的行為，往往會收到意想不到的效果。邱吉爾說：“你想要其他人具有怎樣的優(yōu)點，你就要如何地去贊美他�！彼悦貢诮浑H交流時，不要吝嗇贊美。
人人都喜歡被贊美，但贊美要恰到好處。由衷的贊美給對方帶來愉快以及被肯定的滿足的時候，你也享受到了一份喜悅和生活的樂趣，這是非常難得的感覺。真誠地贊美來自內(nèi)心深處，是心靈的感應，是對被贊美者的羨慕和欽佩，能使對方受到感染、產(chǎn)生共鳴。真誠、發(fā)自內(nèi)心、友善、無私的、適當?shù)馁澝溃冉o對方帶去快樂，贏得對方的好感，又能得到對方真誠的理解和熱情的支持，幫助我們做好工作，愉快生活。
5.幽默談吐促溝通
幽默是社交的潤滑劑，有時一句幽默的話就會使尷尬沉悶的場面得到解脫。人際交往中雙方為了某一個問題爭執(zhí)不清而影響了正常的工作進程時，秘書打圓場的說辭“我們大家是為了共同的利益的，那么就讓我們先談談共同點吧”，往往就會使談判進展很順利，彼此的見解也便會磨合。
但工作中，秘書要恰當?shù)厥褂糜哪�，因為秘書這一特別的職位決定了秘書的特殊身份。秘書是單位的“窗戶”，接觸的人多，為人要穩(wěn)重，思維要敏捷，處世要干練。有業(yè)務員談生意就是要見老板，而推銷業(yè)務其他主管也有權(quán)拍板決定。秘書這樣說：“對不起!我們老板很忙的，日理萬機，現(xiàn)在沒時間接待你。你這事找我們專屬的主管就可以了�！睒I(yè)務員還是不依不饒，說：“你們老板一天做一萬件事，我想那么他也不會多我這件事的啊!”秘書微笑說：“很抱歉，在你還沒到來前，我們老板已經(jīng)做完一萬件事了�！睒I(yè)務員聽后笑著知趣地就去找主管了。在這里秘書用了一個小小的幽默就為老板擋了不必要的麻煩，同時又沒讓外人有這個企業(yè)服務態(tài)度差的印象。
溝通就是維護對方面子的藝術(shù)，從心理上說，誰都不愿意自己的行為受到他人的強制或干預，過于直接的或赤裸裸的威脅，那樣只會導致對方產(chǎn)生逆反心理。幽默的溝通語不僅能體現(xiàn)秘書的文雅、和藹，也能給他人帶去尊敬和心理的舒適，博得他人的好感和諒解。
6.委婉拒絕好形象
秘書工作并不是領導說什么就要全部聽話或答應去做。同樣的，當客人或同事提出不合理的要求，單位或秘書個人不能去做或并不能完全做到的時候，也要學會委婉禮貌地拒絕，并說出不合理之處。在拒絕的時候態(tài)度要明確，不含糊，有的事情必須要有原則。但講述的過程中要盡可能地講明原因，并真誠地表示歉意，而不可出口傷人。這種婉轉(zhuǎn)拒絕的藝術(shù)，在保護他人面子的同時，也保護了自己的形象。
7.快慢適宜好節(jié)奏
說話時掌握合適的節(jié)奏，是實現(xiàn)有效溝通不可缺少的。優(yōu)秀的秘書通常會通過停頓來調(diào)整說話的節(jié)奏，正常語速的講話過程中的適當停頓能引起聽話者的注意，有意的重音強調(diào)也能使聽話者及時把握內(nèi)容的重點。不管是秘書還是上級，每天都非常忙碌，為了節(jié)省時間，秘書在向上級反映情況或匯報工作時，總是希望快點把話說完，而忽視了上級是否在聽，由此使得工作的開展遇到阻礙。所以，說話速度的快慢節(jié)奏，需要合理地把握。
總而言之，說話是一種技能，也是一種藝術(shù)。當今社會是一個講究人際溝通的時代，這是一個以口才贏天下的時代。俗話說，語表人意，言為心聲。語言是人類有效的溝通工具，尤其是秘書開展工作的有效工具。語言是人類表達思想的載體，是人類繁衍至今凝煉積淀、不可或缺的成功智慧。秘書的人生在社交中度過，話語交流伴隨著每一刻，好的話語是生活的調(diào)味劑，是事業(yè)的推進器，是家庭的和諧曲，也是實現(xiàn)自己的凱旋曲。因此，秘書必須掌握好說話的藝術(shù)，讓成功的交流推動事業(yè)和自己成功的步伐。
秘書應該具備怎樣的素質(zhì)
一、素質(zhì)及其對秘書工作的作用
素質(zhì)，是指一個人在政治、思想、作風、道德品質(zhì)和知識、技能等方面，經(jīng)過長期鍛煉、學習所達到的一定水平。它是人的一種較為穩(wěn)定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響甚至決定作用。
秘書作為領導身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質(zhì)。首先，高素質(zhì)是秘書輔助領導貫徹執(zhí)行好黨的路線、方針、政策的可靠保證；其次，高素質(zhì)是提高秘書部門工作質(zhì)量和工作效率的重要依托；第三，高素質(zhì)是建立一支符合時代要求的優(yōu)秀秘書隊伍的需要。秘書人員貼近領導，直接為領導的工作服務，必須有較高的思想水平和政策水平，過硬的專業(yè)能力，高速的辦公效率，既能深刻領會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，把“上情”與“下情”有機地結(jié)合起來，運用現(xiàn)代化辦公手段，創(chuàng)造性地開展工作，做好綜合服務，才能適應時代要求，充分發(fā)揮秘書職能，做好秘書工作。
二、秘書從業(yè)人員的基本素質(zhì)
�。ㄒ唬﹥�(yōu)良的思想政治素質(zhì)
1、堅定的政治立場和政治態(tài)度。能否堅持正確的政治立場，對于秘書人員來說是十分重要的。尤其是在國際形勢紛繁復雜，國內(nèi)改革逐步深化的今天，秘書人員必須站在黨和人民的立場來想問題、辦事情。不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致，自覺地貫徹落實黨的路線、方針、政策。
2、較強的政治識別能力。秘書工作有較強的政治性，具備較強的政治鑒別力有利于秘書人員毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正確對待改革開放中的新情況、新問題，并正確地研究和解決。
3、較高的遵守紀律的自覺性。紀律具有十分重要的意義，正是依靠鐵的紀律，我們的黨才能和人民群眾萬眾一心，取得改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大好局面，取得政治、經(jīng)濟和社會的全面發(fā)展。紀律是我們事業(yè)成功的重要保證。就秘書人員而言，紀律是推動一切工作正常運轉(zhuǎn)的根本。由于秘書人員貼近領導，輔助領導工作，所以必須高度自覺的嚴格要求和約束自己，把自己置于組織合群中的監(jiān)督之下。
�。ǘ┝己玫穆殬I(yè)道德
職業(yè)道德是人們從事具體職業(yè)活動所應遵守的行為規(guī)范，是道德在各行各業(yè)的具體表現(xiàn)，充分反映了社會對各行各業(yè)的根本要求。各行各業(yè)都有自己特定的道德規(guī)范，秘書工作也是如此：
1、熱愛祖國，為人忠誠。這既是每個中華人民共和國公民最基本的人生準則和道德規(guī)范，也是秘書人員最基本的行為準則。忠于職守，即使忠于黨，忠于國家和人民利益的具體表現(xiàn)，也是要為本單位、本機關(guān)努力做好工作的要求，這兩個方面從根本上是統(tǒng)一的，秘書人員要把他們結(jié)合起來。
2、工作積極，求真務實。服務領導是秘書工作的基本職能。市場經(jīng)濟瞬息萬變，令人難以把握，秘書人員要強化主動服務，及時把握經(jīng)濟運行和社會發(fā)展變化情況。一要認真為領導決策服好務，做到知情早、曉事快、見事深、謀事準，堅持換位思考，多角度、全方位看問題；二要認真為基層群眾服務，轉(zhuǎn)變作風，走出機關(guān)，深入基層，聽取呼聲，做到下情上達，上情下傳，互相溝通；三要講求效率，求真務實。工作要雷厲風行、講求時效，這種工作作風是我們黨一直都在提倡的優(yōu)良傳統(tǒng)。
3、與人為善，團結(jié)友善。秘書工作頭緒極多，同上下左右發(fā)生聯(lián)系，涉及面廣，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘書人員要有團結(jié)合作的精神，與各個方面人員搞好團結(jié)，到相互配合，步調(diào)一致。
4、謙虛謹慎，平等待人。秘書人員接觸機要，接近領導，在人們心目中是領導機關(guān)和領導的代言人。他們的言行、道德修養(yǎng)、工作作風往往對群眾影響很大。因此，秘書的一言一行、一舉一動都要從維護領導機關(guān)的威信出發(fā)，擺正自己的位置，為領導當好參謀。
�。ㄈ┰鷮嵉臉I(yè)務素質(zhì)
業(yè)務素質(zhì)是能力的標志，也是其他素質(zhì)的一種反映，又是各類素質(zhì)綜合發(fā)揮作用的重要條件。對于秘書人員來講，業(yè)務素質(zhì)主要包括以下幾方面：
1、認識事物的能力。
這種能力是指人們在時間經(jīng)驗基礎上，對客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律能夠正確地了解和把握。秘書人員工作綜合性強，接觸面寬，經(jīng)常會遇到各種事物和問題，如何去認識和解決需要較強的認識和識別能力。具體講，需要培養(yǎng)以下幾種能力：
觀察感知能力。觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準確地掌握住觀察的目的、對象與重點、并及時將觀察加以升華，形成合乎實際的理性認識，對秘書人員十分重要。秘書只有具備較強的觀察感知能力，時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”，撲捉政治經(jīng)濟生活中一切有價值的信息，才能變被動服務為主動服務。
辨別是非能力。秘書人員工作于領導身邊，又介于領導和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調(diào)、接待來訪、洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認識論來觀察分析事物，把握事物的本質(zhì)，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書本身的政策水平、思維能力以及綜合知識、社會閱歷等因素決定。
分析綜合能力。分析綜合，就是要善于透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從個別的事物中找出他們的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律性。秘書人員能否較好地發(fā)揮參謀助手的作用，很大程度上取決與分析綜合能力的強弱。因此，秘書要自覺以科學的理論來指導自己的工作，提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物，盡量做到舉一反三，觸類旁通。
隨機應變能力。秘書承擔大量事物性工作，常會出現(xiàn)一些意想不到的情況，這就要求秘書人員要有遇事不慌、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要機動靈活。
2、語言文字運用能力
語言文字運用能力包括口頭表達能力和文字表達能力。秘書部門是上下左右工作聯(lián)系的樞紐，信息交匯的中心，使秘書與語言文字結(jié)下了不解之緣，秘書必須具備全面而熟練的語言文字運用能力。主要包括以下方面：
閱讀能力。秘書人員要經(jīng)常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。一是要回精讀，如對重要文件或經(jīng)典著作逐句逐字研究，從字里行間領會其微言大義；二是要能夠快讀和泛讀，如善于大致瀏覽，領會精神實質(zhì)，提煉濃縮，摘要主旨。
視聽能力。就是要聽話并理解別人的話。秘書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，并用清晰簡明精練的語言加以復述。
言談能力。語言能力是秘書的基本功之一。秘書人員語言能力的基本要求是：鮮明準確，簡練明晰，口吃清楚，語速適中，措辭得體，切合身份。
寫作能力。文字表達能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書從事各種應用文的寫作，要求熟練掌握各種應用文體的寫作要領和技巧，迅速準確地撰寫出觀點正確、內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)嚴禁、表達流暢、格式規(guī)范、文筆精練的各類應用文。
技能操作能力�？萍嫉陌l(fā)展和辦公自動化的普及對秘書提出更高的要求。它要求秘書人員必須掌握運用現(xiàn)代化先進辦公設備的能力。主要包括熟悉計算機操作技術(shù)、復印技術(shù)、打字技術(shù)、錄音技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、微縮技術(shù)等現(xiàn)代辦公手段能夠熟練掌握現(xiàn)代辦公設備的使用方法。
3、組織協(xié)調(diào)社交能力。
主要包括管理能力、協(xié)調(diào)能力、社交能力和辦事能力。
管理能力。秘書要為領導出主意、當參謀、搞好工作服務，就要具有較強的管理能力。秘書要充分利用自己接觸全面工作機會較多的有利條件，自覺鍛煉自己立足全局、綜合分析的能力。判斷秘書人員管理能力的強弱，在于看他是否能夠滿足領導工作的客觀需要，在對領導交辦的事情的處理上，是否能夠靈活、果斷、雷厲風行、協(xié)調(diào)得力。
協(xié)調(diào)能力。搞好協(xié)調(diào)是秘書部門的一項經(jīng)常性工作。秘書人員的協(xié)調(diào)能力是指在領導的交辦下，積極主動地溝通信息，調(diào)節(jié)關(guān)系，統(tǒng)一步調(diào)，促進機關(guān)工作靈活運行，提高工作效率。一是對上協(xié)調(diào)，樹立全局意識。要站得高，看得遠，想得深。二是橫向協(xié)調(diào)，樹立商量意識。凡是由秘書部門主辦的事情，在醞釀、處理、決策之前，都要注意及時與有關(guān)部門協(xié)商溝通。三是對下協(xié)調(diào)，要樹立服務意識。在協(xié)調(diào)中要謙虛謹慎，擺正位置，搞好服務，出好主意。
社交能力�，F(xiàn)代秘書人員經(jīng)常跟隨領導參加一些社會活動或外出聯(lián)系工作。因而應具有較強的社會活動能力，善于待人接物，真正成為承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的行家。提高這種素質(zhì)，需要秘書人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關(guān)的技能，諳熟人際交往的知識。
辦事能力。秘書人員要埋頭苦干、忠誠老實，但絕不是要機械被動。秘書人員所從事的管理事務，都要有秘書人員獨立思考，獨立完成。秘書雖不必是“專才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁簡巨細都能應付的“通才”，具有獨立辦事能力和組織管理能力。
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秘書的心理素質(zhì)是決定秘書活動和行為好壞的一個重要因素。秘書工作的職業(yè)特點決定了秘書人員必須具備多方面的心理素質(zhì)。秘書心理素質(zhì)的好壞，集中表現(xiàn)在秘書的角色意識上，角色意識對于秘書的工作具有指導意義。秘書的角色意識是指秘書個體在社會實踐中發(fā)展起來的，通過思維、語言為核心的心理活動，對所從事的職業(yè)的認識和評價。秘書必須具備如下五個角色意識：
1、輔弼意識
輔弼意識主要是指秘書人員應該認識到對領導的輔弼功能，自覺地、心甘情愿地當好領導的參謀助手，演好領導的配角。秘書活動無論從工作方法還是工作內(nèi)容看，都表現(xiàn)出輔弼管理的特性。秘書人員只有具備了輔弼意識，才能在領導的管理決策過程中，沿著領導工作的方向和目標，根據(jù)領導的決策意圖，隨時選擇有效的方法和途徑，為領導管理決策提供智力和體力服務，充分發(fā)揮秘書人員的參謀助手作用。
2、信息意識
對于現(xiàn)代的領導來說，即使掌握準確的信息，是進行科學決策和管理的前提和基礎。所謂秘書的信息意識，就是指秘書對信息作用的認識和高潮獲取信息的努力程度。秘書具有了信息意識，應能隨時根據(jù)領導的意圖、需求和愿望，通過理發(fā)的、合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價值的信息，及時準確供給領導者在管理決策活動中使用。
3、效率意識�！靶省痹且粋�經(jīng)濟術(shù)語，即用最少的勞動消費獲取最大的經(jīng)濟效益�，F(xiàn)在一切工作目的的通用語，效率意識逐漸引入人們的行為規(guī)范中，成了衡量新型領導者和現(xiàn)代人才的標準。對秘書來說，效率意識就是他們在為領導提供有效服務時，對其成果大小的超前估價和認識，衡量秘書效率意識的強弱的標準就是看秘書活動成效的優(yōu)劣。秘書效率意識的強弱程度如何，直接關(guān)系到秘書部門甚至領導部門工作效率，因此秘書如果不培養(yǎng)和樹立效率意識，要想提高對領導的服務質(zhì)量，那只能是一句空話。
4、自我意識。自我意識是人類特有的一種心理現(xiàn)象，是一個人自己對自己的評估和看法。秘書的自我意識，即是秘書個體借助內(nèi)部語言和思維，對自身狀態(tài)和心理變化進行感知和控制的一種心理活動，包括三方面內(nèi)容：一是自我察覺，主要解決“我是一個什么樣的人”、“我是怎樣做的”問題；二是自稱分析，主要解決“我這個人怎么樣”、“我是否勝任工作”的問題；三是自稱控制，主要解決“我應當一個怎樣的人”、“目前我尚須作何努力”的問題。自稱意識對秘書角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘書總是具有很強的自我意識。
5、創(chuàng)造意識。當代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書人員一個重要的心理素質(zhì)就是必須具備勇于進取和大膽創(chuàng)新的精神。對秘書來說，創(chuàng)造意識就是要求他們打破舊觀念，克服“領導咋說就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，不因循守舊，不墨守陳規(guī)，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動，更好地發(fā)揮他們的主觀能動性，實現(xiàn)自我價值。
三、秘書人員素質(zhì)的培養(yǎng)
�。ㄒ唬┵F在勤奮學習
學習是提高秘書人員素質(zhì)的基礎環(huán)節(jié)，也是在當前政治、經(jīng)濟、文化各方面深刻變革過程中，應對新形勢、新課題的當務之急。結(jié)合秘書工作，要突出抓好三個方面的學習：
1、針對辦公室工作的需要，學習好經(jīng)濟、科技、管理、法律等專業(yè)知識，還要學習與自己工作相關(guān)的秘書業(yè)務知識。尤其要注意理論與實踐的聯(lián)系，從工作實踐中找學問。秘書工作人員每天要和社會各界打交道，只有書本知識而沒有實際經(jīng)驗，寫文章就必然空發(fā)議論，紙上談兵，處理問題就可能脫離實際，束手無策。因此，學習要全面，要結(jié)合自身工作情況。
2、學習使用現(xiàn)代化辦公設備。現(xiàn)在，我們已進入了辦公自動化的時代，各種先進辦公設備的運用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與發(fā)展，大大提高了辦公效率，把秘書人員從過去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來，也給秘書人員提出了新的課題，作為秘書，必須努力掌握使用現(xiàn)代辦公設備的能力，以適應新要求，協(xié)助強領導順利決策，靈活指揮。
（二）重在實踐鍛煉
紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。素質(zhì)的提高僅靠學習書本是難以完成的，一個稱職的高素質(zhì)秘書人員必須經(jīng)受實踐的鍛煉，才能牢固地打好基礎，充分發(fā)揮參謀、助手作用。
首選，領導要在實際工作中給秘書人員交任務、壓擔子，尤其對一些新進秘書部門工作的人員，要在嚴格要求的前提下，放手把一些重要任務交給他們?nèi)マk，使他們在艱苦磨煉中縮短“適應期”，迅速成長，早日成熟。這樣也有利于秘書部門工作人員的新老交替，以免形成老秘書忙得團團轉(zhuǎn)，新秘書在一旁看的現(xiàn)象，促進新老秘書的共同提高。
其次，要注意組織秘書人員深入基層，深入實際，了解情況。秘書人員由于長期在機關(guān)工作，在領導身邊，紙面上的東西掌握較多，而實踐經(jīng)驗知道的少，容易出現(xiàn)脫離實際的偏向，因此，要有計劃地安排秘書人員到基層，深入到工作一線，了解情況，增長見識。這對于秘書人員增長感性認識，不斷提高分析、處理問題的能力，是大有益處的。
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秘書人員要具有較高的素質(zhì)，除了自身努力之外，離不開工作環(huán)境、領導環(huán)境和管理三方面的影響。在良好的環(huán)境中，其愛鍛煉的程度就高，學到的東西就多，素質(zhì)也隨之提高。因此，要建立一個較好外部環(huán)境：
1、工作環(huán)境。秘書部門是各級領導機關(guān)的辦事機構(gòu)。作為領導的助手，其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優(yōu)越性和受教育的有利條件。秘書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會，努力工作，實實在在地學好本領。
2、領導環(huán)境。在影響秘書人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領導者的作用。首先，領導應高度重視秘書工作和對秘書人員素質(zhì)的培養(yǎng)。一是既要重視對秘書人員的使用，又要重視對他們的培養(yǎng)；二是要注意啟動秘書人員的內(nèi)在動力，激發(fā)他們自我提高的意識。其次，要關(guān)心支持秘書人員自我素質(zhì)的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創(chuàng)造條件。
3、管理環(huán)境。由于秘書工作環(huán)境的特殊，使他們自身不免會產(chǎn)生優(yōu)越感，因此，對他們必須嚴格管理，嚴格監(jiān)督，實踐表明，良好的管理環(huán)境與秘書人員的素質(zhì)培養(yǎng)和提高有直接關(guān)系。放松管理和缺乏有力監(jiān)督，會使一些意志不堅定、思想不健康、作風不端正的秘書人員走上歧途。
秘書人員素質(zhì)直接關(guān)系到秘書能否完成好本職工作，做好領導的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業(yè)不斷向前發(fā)展。造就一支政治強、作風實、業(yè)務精、素質(zhì)高的秘書隊伍，是建設社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的客觀要求，也是新時代對我們秘書從業(yè)人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，秘書工作者要在實踐中積極探索，積累經(jīng)驗，逐步提高。
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