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謅議高校行政管理功能定位與實(shí)踐論文
一、解析基礎(chǔ)上對(duì)辦公室行政管理的功能定位
�。ㄒ唬⿲�(duì)外的功能定位
1．聯(lián)系上級(jí)部門的功能。關(guān)于這一點(diǎn)已經(jīng)在職能部門的討論中闡述清楚了，作為行政管理的功能定位而言，則是聚焦于具體實(shí)施環(huán)節(jié)。在高校科層管理機(jī)制下，辦公室負(fù)責(zé)人在履行聯(lián)系上級(jí)部門的前提，應(yīng)是在二級(jí)學(xué)院管理層的授權(quán)之下的。正是因?yàn)檫@樣，辦公室實(shí)則以高校基層主體的地位起到了“外傳內(nèi)答”的功能�！巴鈧鳌币馕吨ㄟ^(guò)收集內(nèi)部民意或是各類訴求，在遵循上傳程序的基礎(chǔ)上來(lái)履行自身的行政職能�！皟�(nèi)答”體現(xiàn)為，辦公室行政管理首先應(yīng)在高校黨委的統(tǒng)一管理之下，從而作為聯(lián)系的橋梁來(lái)完成下行信息傳遞。
2．聯(lián)系兄弟部門的功能。這里的兄弟部門不僅包括教學(xué)部門，也包括非教學(xué)部門。前者諸如其它二級(jí)學(xué)院，后者諸如校辦。之所以強(qiáng)調(diào)這種功能在于，建立與二級(jí)學(xué)院的聯(lián)系將有助于促進(jìn)本部門“社會(huì)資源”的拓寬，從而建立起良性互動(dòng)的互補(bǔ)效應(yīng)。針對(duì)聯(lián)系非教學(xué)部門而言，則在于建立起良性互動(dòng)的信息交流機(jī)制。不難理解，受到我國(guó)社會(huì)文化特征的決定，良性互動(dòng)關(guān)系的建立將為本部門的資源配置提供先機(jī)。
�。ǘ⿲�(duì)內(nèi)的功能定位
對(duì)內(nèi)則嚴(yán)格界定在二級(jí)學(xué)院內(nèi)部，這也成為了辦公室行政管理另一領(lǐng)域的功能定位。實(shí)踐表明，辦公室與內(nèi)部成員間的行政聯(lián)系主要包括：（1）傳遞上級(jí)文件精神；（2）承辦部門內(nèi)的二級(jí)教職工代表大會(huì)；（3）對(duì)內(nèi)部行政和教學(xué)管理人員進(jìn)行績(jī)效考核；（4）協(xié)助二級(jí)管理層組織和協(xié)調(diào)內(nèi)部有關(guān)事項(xiàng)等。其中，以下再著重就第三和第四項(xiàng)功能進(jìn)行討論。
1．人員績(jī)效考核。一般來(lái)說(shuō)，行政和教學(xué)管理人員應(yīng)履行坐班制，這與一線教師的角色還有不同。因此，若要維系各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室行政管理應(yīng)將考核有關(guān)人員的坐班履行情況納入其中；同時(shí)，在涉及到假期值班和教學(xué)期間值周要求時(shí)，辦公室行政還應(yīng)落實(shí)和考核相關(guān)人員的履職情況。
2．內(nèi)部事項(xiàng)協(xié)調(diào)。目前高校都在進(jìn)行績(jī)效工資改革，這一改革不僅可以看作是高校工資制度的一種變革，也同樣是薪酬利益配置制度的變革。從目前所反饋的信息來(lái)看，二級(jí)學(xué)院的教職工難免存在不穩(wěn)定情緒。因此，辦公室在行政管理中首先應(yīng)充分收集民意和訴求，并按時(shí)、合規(guī)的向主管部門傳遞；同時(shí)，還應(yīng)向教職工認(rèn)真解釋文件精神。當(dāng)然，其它內(nèi)部事項(xiàng)協(xié)調(diào)也應(yīng)這樣展開(kāi)。
二、功能定位下的實(shí)踐模式構(gòu)建
�。ㄒ唬┞�(lián)系上級(jí)部門的實(shí)踐
圍繞著國(guó)有資產(chǎn)配置來(lái)構(gòu)建。在二級(jí)學(xué)院的教學(xué)與管理方面，都涉及到國(guó)有資產(chǎn)的配置等問(wèn)題。對(duì)于教學(xué)方面來(lái)說(shuō)，諸如專業(yè)實(shí)訓(xùn)室的建設(shè)；對(duì)于后者而言，則包括日常管理中所需要的電腦和文件柜等。從二級(jí)學(xué)院內(nèi)涵發(fā)展的角度出發(fā)，應(yīng)大力爭(zhēng)取高校管理層對(duì)前者的資金支持；并也應(yīng)對(duì)后者的使用進(jìn)行成本控制。此時(shí)，辦公室行政管理中的重要內(nèi)容就在于，將學(xué)院這些訴求通過(guò)正式書面材料及時(shí)上傳給高校管理層。并在協(xié)助部門管理者在非正式場(chǎng)合上與高層所進(jìn)行的信息互動(dòng)�；蛟S其他作者對(duì)于非正式場(chǎng)合的行政管理視而不見(jiàn)，但結(jié)合我國(guó)傳統(tǒng)文化的特征來(lái)看，這恰是辦公室行政管理的客觀延伸。
（二）聯(lián)系兄弟部門的實(shí)踐
本文已經(jīng)申明，對(duì)于具體的教學(xué)管理內(nèi)容存而不論。那么建立起聯(lián)系兄弟部門的實(shí)踐又為哪般呢。本文認(rèn)為，在高校目標(biāo)管理下的目標(biāo)協(xié)同，仍需要各平級(jí)部門建立起自主的協(xié)調(diào)機(jī)制來(lái)。如，同級(jí)院系之間在教學(xué)等場(chǎng)地上的協(xié)調(diào)與溝通；或者，學(xué)院同行政部門在被考核與考核之間的協(xié)調(diào)與溝通，這些都需要通過(guò)與兄弟部門建立聯(lián)系來(lái)完成。因此，存在著聯(lián)系需要的情況下，辦公室應(yīng)代表學(xué)院管理層先期與兄弟部門建立起信息溝通意向，然后在組織實(shí)施下來(lái)促成正式交流和開(kāi)展。關(guān)于這一點(diǎn)，實(shí)則是對(duì)行政程序的一種遵守，也是高校二級(jí)部門之間工作聯(lián)系的最佳選擇。
�。ㄈ┤藛T績(jī)效考核的實(shí)踐
針對(duì)學(xué)院教學(xué)和行政管理人員各項(xiàng)考核結(jié)果，不僅直接反映在績(jī)效獎(jiǎng)金的發(fā)放上，還存在著公開(kāi)、公平、公正的問(wèn)題。因此，辦公室行政管理在這方面工作的開(kāi)展，須建立在高校、學(xué)院等兩級(jí)行政章程規(guī)定內(nèi)來(lái)進(jìn)行。與此同時(shí)，辦公室還應(yīng)向被考核人員充分闡述績(jī)效考核體系的具體組成。本著權(quán)責(zé)對(duì)等原則，辦公室還應(yīng)與教職工代表組成工作監(jiān)督小組，從而促進(jìn)該項(xiàng)工作的穩(wěn)步進(jìn)行。從目前的情況來(lái)看，高校行政管理和教學(xué)人員仍承擔(dān)著較大的工作任務(wù)，因此在針對(duì)坐班或其他的一些情況的檢查應(yīng)采取靈活、柔性化的方式。
�。ㄋ模﹥�(nèi)部事項(xiàng)協(xié)調(diào)的實(shí)踐
不難理解，高校的院系辦公室除了事務(wù)性的工作，主要是起中介作用。從而，在進(jìn)行內(nèi)部事項(xiàng)協(xié)調(diào)時(shí)難免因缺少授權(quán)而處于尷尬局面，如上文提到的績(jī)效獎(jiǎng)金的發(fā)放問(wèn)題。為了增強(qiáng)辦公室在此處行政管理的力度，學(xué)院應(yīng)建立具體的工作績(jī)效考核辦法，并在全院教職工中通過(guò)的情況下，由辦公室協(xié)同本部門的黨政組成專門的考核小組來(lái)履行考核工作。這樣一來(lái)，實(shí)則就為辦公室的行政管理建立起了“合法”地位。當(dāng)然，這仍處在不斷摸索之中。
三、其他方面：建立以人為本的行政管理模式
“以人為本”的管理理念是高校辦公室一切管理理念的基礎(chǔ)和核心。教育要以育人為根本。以學(xué)生為主體；辦學(xué)要以人才為本，以教師為主體。辦公室工作性質(zhì)就決定了其在工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)上，都要樹(shù)立為教師、為學(xué)生、為職工服務(wù)的思想。以人為本的管理主體，體現(xiàn)在兩個(gè)方面．一是以辦公室管理者為本，另一個(gè)是以工作人員為本。所謂以辦公室管理者為本，是指辦公室管理者作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者，擁有上級(jí)賦予的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力，對(duì)辦公室工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。辦公室要實(shí)現(xiàn)真正、有效的管理目標(biāo)，辦公室管理者應(yīng)該不斷提高自身管理素質(zhì)，樹(shù)立正確的用人觀念，做到公正、公平、公開(kāi)地處理各項(xiàng)對(duì)人的事宜，使被管理者感受到了公正評(píng)價(jià)和公平待遇：所謂以工作人員為本，是指要樹(shù)立工作人員是辦公室管理的主體．而不是被管理的客體。以人為本的實(shí)質(zhì)就在于充分發(fā)揮人在管理中的主體作用，通過(guò)研究人的需要、動(dòng)機(jī)和行為。并以此激發(fā)人的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)管理的高效益。按照這一思想，工作人員是做好整個(gè)辦公室管理工作的根本因素，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室管理者應(yīng)把辦公室的每位成員視為管理中的重要資源。并在管理中構(gòu)建民主平等的人際關(guān)系，以辦公室工作為中心形成強(qiáng)大的凝聚力，使每位成員都能獨(dú)立自主的工作。積極主動(dòng)地發(fā)揮他們的創(chuàng)造精神和創(chuàng)造力，最大限度地發(fā)掘和調(diào)動(dòng)他們的潛力，提高辦公室管理的效益。
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