如何控制采購(gòu)回扣
采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生“拿回扣”和銷(xiāo)售過(guò)程中產(chǎn)生“公關(guān)費(fèi)”是產(chǎn)品采銷(xiāo)鏈條的兩個(gè)方面。采購(gòu)方通過(guò)各種形式接受或消費(fèi)了銷(xiāo)售方的公關(guān)費(fèi)用，對(duì)銷(xiāo)售方來(lái)說(shuō)是不得不產(chǎn)生明費(fèi)用，但對(duì)采購(gòu)方來(lái)說(shuō)則是或明或暗的“回扣”，這已經(jīng)成為一個(gè)采購(gòu)領(lǐng)域普遍存在的現(xiàn)象。如何控制、減少甚至杜絕回扣呢?下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的關(guān)于如何控制采購(gòu)回扣的知識(shí)，歡迎閱讀。
一 采購(gòu)組織管理
常用的方法有設(shè)置采購(gòu)復(fù)核權(quán)限、定期更換采購(gòu)人員等。通過(guò)加強(qiáng)審核，設(shè)置不同的管理層次逐級(jí)復(fù)核。這種辦法的難點(diǎn)在于管理層次的設(shè)置，如果復(fù)核和審定權(quán)設(shè)置在采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部(比如部門(mén)經(jīng)理)，則不能起到防腐作用，僅僅是把腐朽的層次提高了而已;如果設(shè)置在采購(gòu)環(huán)節(jié)外部(比如采購(gòu)部門(mén)的平級(jí)部門(mén)或副總一級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo))，則又變成了外行管理內(nèi)行，效率低下而且沒(méi)有實(shí)際效果，采購(gòu)人員也沒(méi)有緊跟市場(chǎng)變化把握降價(jià)時(shí)機(jī)的積極性。一般來(lái)說(shuō)，公司每年都要進(jìn)行一次機(jī)構(gòu)調(diào)整，可借機(jī)構(gòu)調(diào)整之機(jī)，對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行調(diào)整，避免“輕車(chē)熟路”，“老朋友好辦事”的現(xiàn)象出現(xiàn)。常言道“常在河邊走那能不濕鞋”，對(duì)于企業(yè)的敏感性崗位應(yīng)當(dāng)經(jīng)常進(jìn)行輪換才能避免出現(xiàn)大的問(wèn)題。采購(gòu)人員輪換包括采購(gòu)部門(mén)人員與其他部門(mén)人員的輪崗和部門(mén)內(nèi)部不同產(chǎn)品采購(gòu)人員之間的輪換兩種形式。經(jīng)常對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行輪換，有以下幾點(diǎn)好處：1)推銷(xiāo)員知道采購(gòu)人員要經(jīng)常輪換從而無(wú)法建立長(zhǎng)期的關(guān)系將使得他大大減少付出回扣的積極性;2)采購(gòu)員經(jīng)常輪換使得他不容易與供應(yīng)商建立密切的關(guān)系;3)對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行輪換的同時(shí)必然要對(duì)他的前一段工作情況進(jìn)行總結(jié)考核，也使得采購(gòu)員拿回扣風(fēng)險(xiǎn)更大。
二 采購(gòu)流程管理
對(duì)涉及產(chǎn)品采購(gòu)不同環(huán)節(jié)的責(zé)任人進(jìn)行區(qū)分，產(chǎn)品的使用者、產(chǎn)品采購(gòu)過(guò)程中的詢價(jià)者、產(chǎn)品的實(shí)際采購(gòu)者和付款者要由不同的部門(mén)或個(gè)人來(lái)負(fù)責(zé)，堅(jiān)決避免自己使用自己采購(gòu)，自己采購(gòu)自己付款等權(quán)力過(guò)度集中的現(xiàn)象，以此防止可能產(chǎn)生的道德風(fēng)險(xiǎn)。
三 采購(gòu)比價(jià)管理
采購(gòu)招標(biāo)、采購(gòu)考核、價(jià)格監(jiān)測(cè)。采購(gòu)招標(biāo)制的辦法只適用于有競(jìng)爭(zhēng)性的大宗采購(gòu)，而且招標(biāo)過(guò)程同樣存在反腐問(wèn)題。有時(shí)招標(biāo)往往只流于形式，在招標(biāo)完成后對(duì)市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)缺乏敏感，一旦遇到降價(jià)，采購(gòu)環(huán)節(jié)同樣缺乏適時(shí)反應(yīng)的積極性。采購(gòu)容易產(chǎn)生回扣的主要原因在于當(dāng)事人的趨利性，即當(dāng)做出拿回扣的行為產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)遠(yuǎn)低于被發(fā)現(xiàn)而被懲罰的風(fēng)險(xiǎn)，反過(guò)來(lái)說(shuō)，也就是說(shuō)采購(gòu)當(dāng)事人努力的為企業(yè)壓低價(jià)格獲取企業(yè)利益時(shí)，個(gè)人的利益沒(méi)有響應(yīng)的提高，從而產(chǎn)生“順手牽羊”的心理。所以，建立起相同產(chǎn)品的基礎(chǔ)價(jià)格體系，對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行歷史價(jià)格對(duì)標(biāo)，以此作為對(duì)采購(gòu)人員考核獎(jiǎng)懲的依據(jù)，沖抵其拿回扣而影響企業(yè)利益的沖動(dòng)。另外，對(duì)于不便于進(jìn)行歷史價(jià)格對(duì)標(biāo)的產(chǎn)品，企業(yè)要進(jìn)行不定期、不分批次的進(jìn)行抽查，并制定相應(yīng)的懲罰機(jī)制。
四 配套體系建設(shè)
提供采購(gòu)人員工資、加強(qiáng)監(jiān)督等。在制訂內(nèi)部分配方案時(shí)，可適當(dāng)向采購(gòu)人員傾斜或基本工資，或崗位工資，或獎(jiǎng)金，可適當(dāng)提高一個(gè)幅度，以便使其體會(huì)到公司的`關(guān)心和照顧，安守本分地為公司工作。規(guī)模較小的公司由總經(jīng)理本人定期抽查采購(gòu)價(jià)格，與來(lái)自其他非供應(yīng)商的價(jià)格相比較，從中可分析出是否存在問(wèn)題。小公司由於人員少，采購(gòu)工作不復(fù)雜，因而總經(jīng)理親自監(jiān)督是可行的,其關(guān)鍵是總經(jīng)理必須能及時(shí)準(zhǔn)確地獲得采購(gòu)產(chǎn)品價(jià)格質(zhì)量資訊。
規(guī)模較大的公司則建立正式的監(jiān)察系統(tǒng)，對(duì)一些大宗物資或價(jià)值較大物資的采購(gòu)進(jìn)行監(jiān)視。監(jiān)督系統(tǒng)的職能是全面監(jiān)控采購(gòu)工作，包括對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品價(jià)格資訊的收集，對(duì)采購(gòu)合同的簽定和執(zhí)行的監(jiān)督，對(duì)采購(gòu)物品入庫(kù)和出庫(kù)的監(jiān)督及對(duì)采購(gòu)結(jié)果的評(píng)價(jià)。
從企業(yè)管理實(shí)踐看，采購(gòu)部和銷(xiāo)售部往往被看做企業(yè)僅有的兩大“產(chǎn)生利潤(rùn)”部門(mén)，而采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人往往和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人一樣是老板最為信任的人之一，這也往往說(shuō)明企業(yè)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理的不自信;若是常規(guī)性生產(chǎn)企業(yè)，如煤化工企業(yè)，所需原料是常年穩(wěn)定的，能夠?yàn)楸酒髽I(yè)的產(chǎn)品進(jìn)行定量核算的，若把采購(gòu)原料的價(jià)格、質(zhì)量與產(chǎn)品的產(chǎn)量、質(zhì)量掛鉤進(jìn)行捆綁評(píng)價(jià)，則對(duì)采購(gòu)回扣的考慮就顯得多余了;若企業(yè)日常采購(gòu)物資屬于大眾常見(jiàn)的，如餐飲企業(yè)，可采用餐飲原料櫥窗公示的方法增加員工監(jiān)督力量來(lái)規(guī)避采購(gòu)漏洞;而集團(tuán)型企業(yè)，為降低采購(gòu)成本，有效管控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，往往采取集團(tuán)集中采購(gòu)的模式。
采購(gòu)回扣管理涉及到企業(yè)制度建設(shè)規(guī)范、企業(yè)文化背景乃至人性因素，避免單一管理行為導(dǎo)致的管理成本過(guò)大、采購(gòu)效率、市場(chǎng)價(jià)格敏感度降低等負(fù)面效應(yīng)，立足于企業(yè)戰(zhàn)略采購(gòu)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)，所以要把員工的道德行為建設(shè)和企業(yè)的制度文化建設(shè)結(jié)合起來(lái)，把“法治”和“德治”的有機(jī)結(jié)合起來(lái)，方能全面客觀看待和管理采購(gòu)中的回扣現(xiàn)象。
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