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秘書(shū)溝通的基本原則
當(dāng)今社會(huì)的秘書(shū)，在本質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)人工作的助手，既不能缺位無(wú)所作為，也不能越權(quán)胡作非為。下面是小編分享的秘書(shū)溝通的基本原則，歡迎大家閱讀！
一、為人謙遜
狹義的溝通僅僅是指一種交流的技巧，但是，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，溝通更重要的是一種維持和諧人際關(guān)系的一種手段；秘書(shū)與同事溝通的目的在于做好工作并維持和諧的關(guān)系。所以，在開(kāi)始溝通之前，你一定要端正自己的心態(tài)。如果你自私或自大，那你就很難達(dá)到有效溝通。
小田進(jìn)公司不久，總經(jīng)理的秘書(shū)就出國(guó)留學(xué)去了，由于她的謙虛、勤奮和聰明，總經(jīng)理秘書(shū)這個(gè)空缺就被她填補(bǔ)了。隨著“地位”的變化，她開(kāi)始有些飄飄然了；不久，同事們能從她說(shuō)話的口氣中感受到她那種無(wú)形的優(yōu)越感。
市場(chǎng)部張經(jīng)理原來(lái)是總經(jīng)理辦公室副經(jīng)理，小田的頂頭上司，這天他打電話來(lái)找總經(jīng)理。小田回答：“總經(jīng)理出去了，等他一回來(lái)我馬上就與您聯(lián)絡(luò)�！�
小田的這種回答讓張經(jīng)理非常郁悶。都是同一個(gè)公司的人，為什么還要“聯(lián)絡(luò)”？聽(tīng)小田這口氣，總經(jīng)理只屬于她一個(gè)人，自己只是一個(gè)外人！他越想越生氣，覺(jué)得有必要找個(gè)機(jī)會(huì)在總經(jīng)理那里參她一“本”，讓她知道自己有幾斤幾兩。如果小田這么答復(fù)他：“總經(jīng)理現(xiàn)在不在，等他一回來(lái)我就給您打電話，你看可以嗎？”那張經(jīng)理心里就會(huì)舒服很多。
表面上看起來(lái)這是說(shuō)者無(wú)心，聽(tīng)者有意，但這種“無(wú)心”實(shí)際上也是“潛意識(shí)”作用的結(jié)果，所以，秘書(shū)一定要有謙遜的心態(tài)，否則，在溝通中你隨時(shí)都會(huì)流露出那種無(wú)形的優(yōu)越感，而這種無(wú)形的優(yōu)越感又會(huì)讓你的人際關(guān)系受到無(wú)形的傷害。因此，一些秘書(shū)常常感嘆，說(shuō)自己不知什么時(shí)候把就又把哪路神仙得罪了。
二、說(shuō)話委婉
作為秘書(shū)，無(wú)論是與公司內(nèi)部員工溝通，還是與公司的客戶溝通，一定要注意說(shuō)話的方式，盡量委婉，因?yàn)槊總�(gè)人都有自尊心，都愛(ài)面子，如果你不注意說(shuō)話的方式，就很容易傷對(duì)方的自尊心�？梢哉f(shuō)，說(shuō)話的方式與說(shuō)話的內(nèi)容一樣影響溝通的效果。同樣一件事，如果你說(shuō)得委婉，那對(duì)方接受的可能性就比較大；如果你一開(kāi)口就讓對(duì)方感到不舒服，甚至?xí)䲟p害他的利益，那他就有可能與你針?shù)h相對(duì)；如果對(duì)方產(chǎn)生了抗拒心理，那有效溝通就到此為止，你說(shuō)得再多也沒(méi)用了，所以，作為秘書(shū)，在與同事溝通過(guò)程中不要把委婉當(dāng)作撒謊，更不能看作是一種欺騙行為。
這天銷售部送來(lái)的本季的銷售報(bào)告，只羅列了這個(gè)季度的銷售數(shù)據(jù)，沒(méi)有把銷售額大幅度下降的原因找出來(lái)，上司不滿意，讓秘書(shū)于雪把報(bào)告退回銷售部讓他們重寫(xiě)。當(dāng)于雪把報(bào)告遞給銷售部經(jīng)理時(shí)，她只說(shuō)總經(jīng)理如何如何不滿意；聽(tīng)著聽(tīng)著，銷售部經(jīng)理心里開(kāi)始不舒服了，抵觸情況緒也就上來(lái)了。于是不再聽(tīng)于雪說(shuō)什么，開(kāi)始計(jì)較于雪是怎么說(shuō)的。盡管他知道自己的報(bào)告沒(méi)寫(xiě)好，但他給自己找到了各種借口，最后兩人不歡而散。如果于雪說(shuō)話婉轉(zhuǎn)一些，比如先同情對(duì)方，說(shuō)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)太激烈，整個(gè)行業(yè)的大環(huán)境都不太好等，之后再說(shuō)出“增加內(nèi)容，找出原因”的意思，那銷售部經(jīng)理對(duì)她可能會(huì)是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就會(huì)達(dá)到。
三、看人說(shuō)話
俗話說(shuō)“交淺不言深”。作為秘書(shū)，對(duì)于本公司的員工不認(rèn)識(shí)的恐怕不多，因?yàn)楸舜颂ь^不見(jiàn)低頭見(jiàn)，但是，有些員工你并不一定熟悉，因?yàn)樵诠ぷ髦械慕煌⒉欢�，交情也不深，更不知�?duì)方底細(xì)，因此，當(dāng)你與這樣的同事進(jìn)行溝通時(shí)，如果你一開(kāi)口就談工作，直接了當(dāng)?shù)馗嬖V他自己找他的目的是什么，那么，在對(duì)方缺乏心理準(zhǔn)備或?qū)δ悴皇呛芰私獾那闆r下，他不僅很難接受你的意見(jiàn)，而且很有可能產(chǎn)生強(qiáng)烈的抗拒心理。所以，當(dāng)你準(zhǔn)備做溝通時(shí)，你最好先寒暄幾句，看看對(duì)方對(duì)你是什么態(tài)度；如果合適就進(jìn)入正題；如果對(duì)方對(duì)你還有戒心，那你不妨先說(shuō)點(diǎn)別點(diǎn)，表現(xiàn)自己的誠(chéng)意。
隨著彼此的解了，有了交情，那說(shuō)起話來(lái)就比較方便了，因?yàn)樗僖膊粫?huì)輕易地懷疑你的動(dòng)機(jī)了，即使你說(shuō)錯(cuò)了，他也會(huì)認(rèn)為你這是無(wú)心的，比較容易諒解你；你說(shuō)漏了嘴，他也可能用一句“開(kāi)玩笑的”掩飾雙方的尷尬，不會(huì)與你計(jì)較。如果你與他的交情很淺，那他就會(huì)提高對(duì)你的警惕性；你一句無(wú)心的玩笑，也有可能引發(fā)嚴(yán)重的誤會(huì)。作為秘書(shū)，一定要養(yǎng)成“見(jiàn)什么人說(shuō)什么話”的習(xí)慣。這并不是讓你去欺騙同事，而是為了更好地溝通。
四、觀言察色
正如每個(gè)人都有自己獨(dú)特的個(gè)性一樣，每一個(gè)人在與他人溝通時(shí)也都有自己的習(xí)慣。作為秘書(shū)，如果你能了解自己同事的這些溝通習(xí)慣，并根據(jù)他們的這些習(xí)慣來(lái)進(jìn)行溝通的話，那你的溝通就能事半功倍。
當(dāng)你準(zhǔn)備與對(duì)方溝通時(shí)，你應(yīng)先觀察一下對(duì)方，看他是怎么想的，現(xiàn)在想不想與自己溝通。即使他還沒(méi)有開(kāi)口，你也可以通過(guò)他的神態(tài)或其他肢體語(yǔ)言來(lái)判斷。如果通過(guò)觀言察色，你知道了對(duì)方將用什么方?與自己交流，那你也差不多就了解了對(duì)方的真實(shí)意圖。為人真誠(chéng)，與人為善，只有這樣，你才有可能讓對(duì)方暢所欲言，把心里話掏給你。
一些年輕的秘書(shū)為了追求效率，不管三七二十一，一見(jiàn)面就滔滔不絕說(shuō)開(kāi)了，不管對(duì)方情緒如何，想不想跟你交流。欲速而不達(dá)，這樣的溝通不僅很難取得實(shí)際的效果，反而有可能增加溝通的難度，所以，溝通之前，最好先表現(xiàn)出自己的誠(chéng)意，不讓對(duì)方有什么壓力或其他想法；只有這樣，你才能讓對(duì)方想說(shuō)就說(shuō)，從而達(dá)到溝通的目的。因此，作為秘書(shū)要注意養(yǎng)成這么一種習(xí)慣，那就是不要見(jiàn)了面一開(kāi)口就談工作；你問(wèn)候或閑聊兩句，在這個(gè)過(guò)程中觀察對(duì)方的氣色，用自己的誠(chéng)意表示對(duì)他的尊重，再順著對(duì)方的心情確定用什么方式進(jìn)行溝通。
五、第一句話謹(jǐn)慎
作為一個(gè)公司里交流溝通的樞紐，秘書(shū)成天與人打交道，要做到每說(shuō)一句都先打好腹稿不僅很難，而且也很累人，所以，有些話脫口而出很正常；但是，作為職業(yè)秘書(shū)，在你每次溝通時(shí)，你至少要做到說(shuō)好第一句話。
如果你一開(kāi)口說(shuō)話就談星期天加班，讓對(duì)方感到對(duì)自己沒(méi)什么好處，那他自然就會(huì)對(duì)你的話題失去興趣甚至產(chǎn)生反感。所以，你一開(kāi)口就要讓對(duì)方感興趣。比如，你先問(wèn)對(duì)方漂亮的連衣裙是在哪里買(mǎi)的，或者夸對(duì)方上個(gè)月的業(yè)績(jī)，那她就有可能在不知不覺(jué)中被你吸引過(guò)來(lái)，這樣氣氛融洽了，于是，后面的溝通就會(huì)變得順暢。
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