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文秘需要具備的能力
秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。有些特殊的秘書還需要掌握另外的技能。下面由小編為大家整理一下：
(一)較高的文字水平
秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。
(二)較強(qiáng)的組織能力
現(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對(duì)此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。
(三)準(zhǔn)確的判斷能力
皮貝克(美國(guó)人才代征聘專家)說：“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠(yuǎn)無法取代的�！睘榱藢�(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指示，商務(wù)秘書必須正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。不論是日常的還是突然而來的工作，商務(wù)秘書必須從各個(gè)角度對(duì)問題進(jìn)行思考和分析，盡快地作出判斷，準(zhǔn)確無誤地應(yīng)付，或者當(dāng)機(jī)立斷地去做，不致出現(xiàn)失誤或漏洞。艾科卡 (美國(guó)企業(yè)界的傳奇人物，美國(guó)克萊斯勒汽車公司總裁)說過：“如果你已經(jīng)有了95%的資料，但想再取得其余的5%，卻還得花費(fèi)六個(gè)月。到了那時(shí)，市場(chǎng)行情已經(jīng)變了，你的資料也過時(shí)了。生活的全部要點(diǎn)就是：選擇時(shí)機(jī)�！笨梢娫谌缃竦摹吧虘�(zhàn)”中，商務(wù)秘書成熟敏捷的判斷力更為重要。
(四)敏捷的應(yīng)變能力
秘書的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù)，減少外界一般性事物對(duì)上司的干擾，這需要秘書的隨機(jī)應(yīng)變。在一些正式或非正式場(chǎng)合中，秘書是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書默契地配合上司，幫上司打圓場(chǎng)，為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營(yíng)造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系。在面對(duì)一些緊急情況時(shí)，有良好的應(yīng)變能力并能在短時(shí)間內(nèi)做出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。
(五)廣泛的社交能力
當(dāng)前，社會(huì)交往已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門”活動(dòng)。社交對(duì)于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)。在廣泛的社交中，可以博采眾長(zhǎng)，學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。知識(shí)出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。
(六)掌握外語的能力
隨著市場(chǎng)國(guó)際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，越來越多的管理者要到國(guó)外進(jìn)行投資、經(jīng)濟(jì)管理或進(jìn)行國(guó)際貿(mào)易交際、商務(wù)談判，簽訂合同等，這就要求商務(wù)秘書具備一定的外語能力�，F(xiàn)在即使是沒有涉外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的企業(yè)，也要求商務(wù)秘書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語會(huì)話、寫作的能力。
(七)計(jì)算機(jī)操作能力
美國(guó)在線公司總裁史蒂夫，凱斯說：“當(dāng)多數(shù)人上網(wǎng)時(shí)，這會(huì)以前所未有的方式讓人掌握主動(dòng)權(quán)。他們隨時(shí)都能獲得有關(guān)他們關(guān)心問題的信息，這會(huì)在一個(gè)比較完善的市場(chǎng)為他們提供比較完善的信息�！鄙虅�(wù)秘書需要閱讀、收集大量信息，或進(jìn)行日常事務(wù)處理，或進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算，都離不開計(jì)算機(jī)。利用網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，快捷地了解世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀，節(jié)約人力和時(shí)間。隨著電子商務(wù)的興起和發(fā)展，不斷提高計(jì)算機(jī)操作能力對(duì)商務(wù)秘書而言是大勢(shì)所趨。
(八)創(chuàng)新能力
創(chuàng)新能力也是21世紀(jì)檢驗(yàn)各類人才素質(zhì)高低的一個(gè)重要尺度。商務(wù)秘書的創(chuàng)新能力，是指創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供最佳服務(wù)的能力。商務(wù)秘書參謀作用發(fā)揮如何，在很大程度上取決于其創(chuàng)新能力的強(qiáng)弱。美國(guó)學(xué)者、管理專家加里·哈梅爾曾說：“嶄新的思想是為公司也為自己創(chuàng)造財(cái)富的唯一途徑�！睕]有創(chuàng)新的意識(shí)，沒有創(chuàng)新的思維，沒有創(chuàng)新的膽略，是不可能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參謀建議的。
(九)運(yùn)用WTO規(guī)則的能力
WTO的核心是一整套進(jìn)行國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來的游戲規(guī)則體系，是一種崇尚公平、開放、規(guī)范競(jìng)爭(zhēng)的規(guī)則網(wǎng)絡(luò)。中國(guó)加入WTO后，如何適應(yīng)新的游戲規(guī)則下的競(jìng)爭(zhēng)，并運(yùn)用這些規(guī)則參與競(jìng)爭(zhēng)，是必須首先解決的關(guān)鍵問題。中國(guó)企業(yè)在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對(duì)此感慨地說：“入世后我們最大的風(fēng)險(xiǎn)不是開放，而是不熟悉規(guī)則”。作為商務(wù)秘書，應(yīng)清晰地了解加入WTO對(duì)本企業(yè)到底面臨哪些機(jī)遇和挑戰(zhàn)，甚至游刃有余地運(yùn)用規(guī)則。在盡可能短的時(shí)間內(nèi)提高自身熟悉規(guī)則、運(yùn)用規(guī)則的能力是使自己在競(jìng)爭(zhēng)中獲勝的法寶之一。
秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。
文秘需要具備的能力
首先，文秘需要具備良好的溝通能力。無論是口頭還是書面溝通，都需要能夠準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思，同時(shí)能夠傾聽和理解別人的意見。此外，文秘還需要注意語言的準(zhǔn)確性和語法正確性，以確保溝通效果。
其次，文秘需要具備優(yōu)秀的組織能力。你需要能夠合理地安排時(shí)間和任務(wù)的優(yōu)先級(jí)，有效地管理系統(tǒng)和工作流程，以確保工作能夠順利進(jìn)行。此外，文秘還需要具備計(jì)劃和協(xié)調(diào)能力，能夠應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和緊急情況。
第三，文秘需要具備扎實(shí)的工作技能。這包括但不限于文檔處理、數(shù)據(jù)分析和匯報(bào)、商務(wù)禮儀和會(huì)務(wù)管理等方面的技能。文秘還需要熟悉辦公自動(dòng)化工具，如Excel、PowerPoint等，以提高工作效率。
最后，文秘需要具備團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。你需要能夠與不同部門和級(jí)別的人進(jìn)行合作，積極協(xié)調(diào)和溝通，以確保工作能夠按時(shí)完成。此外，文秘還需要具備耐心、細(xì)心、責(zé)任心等品質(zhì)，以幫助團(tuán)隊(duì)取得更好的業(yè)績(jī)。
總之，作為文秘需要具備良好的溝通能力、組織能力、工作技能和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。通過不斷學(xué)習(xí)和提高自己的能力，文秘能夠更好地服務(wù)于企業(yè)，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。
文秘需要具備的能力
文秘需要具備的能力主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 較高的文字水平：
秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。
2. 組織能力：
秘書人員需要具備良好的組織能力，能夠有效地安排和處理各項(xiàng)工作，確保工作的順利進(jìn)行。
3. 判斷能力：
秘書人員需要具備良好的判斷能力，能夠在復(fù)雜的情況下做出正確的決策。
4. 應(yīng)變能力：
秘書人員需要具備良好的應(yīng)變能力，能夠應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況，保證工作的正常進(jìn)行。
5. 社交能力：
秘書人員需要具備良好的社交能力，能夠與人有效溝通，處理好人際關(guān)系。
6. 特殊技能：
有些特殊的秘書還需要掌握其他的技能，如英語口語、計(jì)算機(jī)操作等。
總的來說，文秘需要具備的專業(yè)能力主要包括語言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力、社交能力等。
文秘需要具備的能力因公司而異，但通常包括以下方面：
語言文字應(yīng)用能力：
秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。
組織能力：
秘書人員需要在工作中處理大量的信息和文件，因此需要具備良好的組織能力。
判斷能力：
秘書人員需要在工作中做出各種決策，因此需要具備較強(qiáng)的判斷能力。
應(yīng)變能力：
秘書人員需要在工作中應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況，因此需要具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力。
社交能力：
秘書人員需要與各種人打交道，因此需要具備良好的社交能力。
文秘需要具備的職業(yè)能力
一、要具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)
文秘工作主要是通過文字寫作來對(duì)人、對(duì)事物的描述和表達(dá)，也代表一個(gè)集體所反映工作、生活和學(xué)習(xí)，必須客觀公正地去反映和宣傳，這樣才能取得良好的社會(huì)效益。相反，如果文秘工作者在職業(yè)道德或是思想意識(shí)上出現(xiàn)偏差，那將脫離實(shí)際、脫離客觀與公正，所反映或表達(dá)的東西也將隨著自己的意志而轉(zhuǎn)移，就會(huì)違背事實(shí)、違背規(guī)律，就會(huì)誤導(dǎo)讀者，嚴(yán)重的還將影響單位的聲譽(yù)和形象，甚至造成不良后果。所以不但要有才，而且要有德，德才兼?zhèn)洳攀亲畛錾摹?/p>
二、要具備勤奮好學(xué)的進(jìn)取意識(shí)
人們都知道，作為單位的文秘工作，他將集中反映和宣傳本單位所從事工作的好經(jīng)驗(yàn)、好做法和先進(jìn)典型事跡，具體說是總結(jié)和宣傳，這項(xiàng)工作不能一成不變，要經(jīng)常挖掘新內(nèi)容、新事物，這樣才更具吸引力。所以，本人認(rèn)為這就需要常學(xué)常新，必須具備勤奮好學(xué)的進(jìn)取意識(shí)，就是要嘴勤、手勤、腳勤、腦勤、心靜。
一是要嘴勤。俗話說，三個(gè)臭皮匠賽過諸葛亮。充分說明多一個(gè)頭腦多一個(gè)智慧。不但要多向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示，取得領(lǐng)導(dǎo)的同意和指點(diǎn)，而且多向有經(jīng)驗(yàn)的同事或者同行請(qǐng)教，不管對(duì)不對(duì)都要多問、多交流，虛心學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，這樣才能豐富知識(shí)、增長(zhǎng)才干、積累經(jīng)驗(yàn)。
二是要手勤。就是要多練多寫，百煉成鋼。做什么都不可能生來就會(huì)，要經(jīng)過磨練、經(jīng)過實(shí)踐、反復(fù)操練，時(shí)間長(zhǎng)了自然就熟練。
三要腳勤。要多走出去，深入實(shí)踐、調(diào)查探索，通過深入實(shí)際，第一時(shí)間收集掌握到更多更具體更符合實(shí)際的新鮮事物，并第一時(shí)間反映出來，以稀為奇，人家沒有的東西你有，這就是奇，這就能吸引人們的眼球。
四要腦勤。有人認(rèn)為，文秘工作是務(wù)虛的工作，是憑空想象出來的，可以照搬照套。其實(shí)，它是務(wù)虛與務(wù)實(shí)相結(jié)合的結(jié)果。文秘工作不但要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，而且要有豐富的想象空間，利用思維空間，發(fā)揮思維想象最大化，通過動(dòng)腦，把想象出來的東西正確地運(yùn)用到實(shí)際工作中，就會(huì)出現(xiàn)不一般的效果。同時(shí)，可以通過適度夸張、藝術(shù)加工，使作品更具特色。
五要心靜。文秘工作是項(xiàng)細(xì)微的工作，必須靜心靜意，用心思考、用心體會(huì)、用心感受，這樣才能寫出情感、寫出風(fēng)格。
三、要具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)
文秘工作必須要有良好的綜合素質(zhì)，才能勝任這個(gè)職位，才能更好的為單位服務(wù)、為單位出謀劃策。
一是要有良好的口才表達(dá)能力。不單是能說會(huì)道，重要的是要講究語言藝術(shù)，注意分寸。
二是要有良好的公文寫作功底。作為文秘工作者，必須熟練各類公文的寫作，這是必須具備的。一個(gè)組詞、一個(gè)字眼、甚至一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都可改變整個(gè)文章。所以，寫文章不但要有強(qiáng)烈的感染力、震撼力，還要有實(shí)際的意義，使人入心入腦。
三是要有良好的外部形象。文秘工作者并非專門抄抄寫寫，還將經(jīng)常代表單位出入一些場(chǎng)合，所以穿著、談吐舉止都要講究。
四是要有良好的應(yīng)變能力。不僅要有膽識(shí)，而且還要學(xué)會(huì)察言觀色。
五是要具備良好的服務(wù)能力。要精通日常公務(wù)接待和事務(wù)處理，服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，接待好來賓，事事恰到好處。
六是要有多方面的特長(zhǎng)。特別要具備攝影、書畫、駕駛等方面的特長(zhǎng)，才能為自身工作提供方便。
七是要有良好的身體素質(zhì)。文秘工作至關(guān)重要，必須具備良好的身體素質(zhì)。
八是要有善于觀察的能力。一方面要善于觀察掌握時(shí)事動(dòng)態(tài)，了解新的政策法規(guī)。另一方面要善于觀察和發(fā)現(xiàn)周邊的各種新鮮事物，尋找有特色、有亮點(diǎn)的題材。
四、要講究原則性和責(zé)任心
單位辦公室文秘人員具有為單位撰寫各類公文和宣傳的職責(zé)，不是代表個(gè)人行為。
一是要講究原則性。把握什么應(yīng)該什么不應(yīng)該，不能聽之任之，胡子汗毛一把抓，只講效率，不注重原則。
二是要有強(qiáng)烈的責(zé)任心。要撲下身子、放下架子、干出樣子。以單位為家、以工作為重，顧全大局，把工作當(dāng)成事業(yè)，帶著激情、帶著感情，全身心的投入。
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