為保證公司檔案的完整性，加強文書檔案立卷工作，特制定本制

　　度。

　　一、公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的材料，都要按年度分別立卷歸檔。

　　二、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結案后及時交專(兼)職檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自

　　帶走或銷毀。

　　三、文件材料的收集管理

　　1、堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案人員，負責管理本部門的歸檔材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知公司檔案室。

　　2、凡公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復、請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理，在辦理過程中形成的檔案材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　四、各部門專(兼)職檔案員的職責：

　　1、了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門材料的歸檔范圍，收集管理本部門的歸檔材料。

　　2、認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的檔材料及時收集歸卷，每年三月份前將應歸檔材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接手續(xù)。

　　3.承辦人員借用歸檔材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用材料登記手續(xù)。

　　五、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議記錄、會議紀要等。

　　2、上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等材料。

　　3、公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　4、公司的請示與上級機關的批復。

　　5、公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　6、公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等。7、公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　8、公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的.文件。

　　9、公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。

　　六、平時歸卷

　　1、各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

　　2、各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時歸檔材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　3、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導批存的歸檔材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　4、專(兼)職檔案人員應及時將已歸卷的檔材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存檔案的卷夾內"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

　　七、立卷質量要求

　　1、為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室檔案員負責組卷、編目。

　　2、案卷質量總的要求是：遵循檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　3、歸檔材料的種類、份數(shù)以及每份材料的頁數(shù)均應齊全完整。

　　4、在歸檔的材料中，應將每份的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)件與原件、多種文字形成的同一檔案，立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨

　　立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　5、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結

　　放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　6、卷內材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他材料依其形成規(guī)律或

　　特點，應保持檔之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　7、卷內材料應按順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。

　　8、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內檔目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　9、有關卷內材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　10、案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　11、案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂前，卷內材料要去掉金屬物，對破壞的材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三

　　孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　12、案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內檔目錄)一檔一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。