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邀請函的寫作方法及技巧
大家對邀請函一定不陌生。在不斷進步的社會中，很多活動都需要使用邀請函，那么寫邀請函真的很難嗎？下面是小編精心整理的邀請函的寫作方法及技巧，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
1、簡介
邀請信是邀請親朋好友或知名人士、專家等參加某項活動時所發(fā)的請約性書信。但要注意，簡潔明了，看懂就行，不要太多文字。
2、格式
搬遷邀請函
xx單位(領導朋友等)：
感謝您一直以來對本公司(或本人)的關心和支持，使公司得以業(yè)務蓬勃發(fā)展，現(xiàn)公司已遷至————(某地)，誠邀請貴單位(或領導朋友)在(時間地點)參觀公司新址，并赴本公司的慶典午宴。
落款：(單位、時間)
一般格式
尊敬的xx：
您好!
xx單位將于xx年xx月xx日在xx地，舉辦xx活動，特邀您參加，謝謝。
單位
xx年xx月xx日
3、應用
在應用寫作中邀請函是非常重要的，而商務活動邀請函是邀請函的一個重要分支，寫好它至關重要。
商務禮儀活動邀請函是商務禮儀活動主辦方為了鄭重邀請其合作伙伴(投資人、材料供應方、營銷渠道商、運輸服務合作者、政府部門負責人、新聞媒體朋友等)參加其舉行的禮儀活動而制發(fā)的書面函件。它體現(xiàn)了活動主辦方的禮儀愿望、友好盛情;反映了商務活動中的人際社交關系。企業(yè)可根據(jù)商務禮儀活動的目的自行撰寫具有企業(yè)文化特色的邀請函。
一般來說，商務禮儀活動邀請函的文本內容包括兩部分：邀請函的主體內容和邀請函回執(zhí)。請看例文。
網聚財富主角阿里巴巴年終客戶答謝會
邀 請 函
尊敬的××先生/女士：
過往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關注和支持的財富主角。
新年即將來臨，我們傾情實現(xiàn)網商大家庭的快樂相聚。為了感謝您一年來對阿里巴巴的大力支持，我們特于2006年1月10日14:00在青島麗晶大酒店一樓麗晶殿舉辦2005年度阿里巴巴客戶答謝會，屆時將有精彩的節(jié)目和豐厚的獎品等待著您，期待您的光臨!
讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂!
阿里巴巴
4、結構
標題
由禮儀活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標語。如例文，“阿里巴巴年終客戶答謝會邀請函”及活動主題標語——“網聚財富主角”�；顒又黝}標語可以體現(xiàn)舉辦方特有的企業(yè)文化特色。例文中的主題標語——“網聚財富主角”獨具創(chuàng)意，非常巧妙地將“網”——阿里巴巴網絡技術有限公司與“網商”——“財富主角”用一個充滿動感的動詞“聚”字緊密地聯(lián)結起來，既傳達了阿里巴巴與尊貴的“客戶”之間密切的合作關系，也傳達了“阿里人”對客戶的真誠敬意。若將“聚”和“財”連讀，“聚財”又通俗、直率地表達了合作雙方的合作愿望，可謂“以言表意”、“以言傳情”，也恰到好處地暗合了雙方通過網絡平臺實現(xiàn)利益共贏的心理。
稱謂
邀請函的稱謂使用“統(tǒng)稱”，并在統(tǒng)稱前加敬語。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×總經理(局長)”。
正文
邀請函的正文是指商務禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。
正文結尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。
例文中，正文分為三個自然段。其中第二段寫明了“2005年終客戶答謝會”舉辦的緣由、時間、地點、活動安排”。(看原文)
第一段開頭語——“過往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關注和支持的財富主角�！焙偷谌谓Y束語——“讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂!”，既反映了主辦方對合作歷史的回顧，即與“網商”精誠合作，真誠為客戶服務的經營宗旨，又表達了對未來的美好展望，阿里巴巴愿與網商共同迎接財富，共享快樂。
這兩句話獨立成段，簡要精煉，語義連貫，首尾照應，符合禮儀文書的行文要求，可謂是事務與禮儀的完美結合。
落款
落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。
5、注意問題
①被邀請者的姓名應寫全，不應寫綽號或別名。
�、谠趦蓚�姓名之間應該寫上"暨"或"和"，不用頓號或逗號。
�、蹜獙懨髋e辦活動的具體日期(幾月幾日，星期幾)。
�、軐懨髋e辦活動的地點。
例如：
沛縣中學1965級高一(1)班同學“再相會”聯(lián)誼活動邀請函
XXX同學：
你好!
每提及你的名字，你仿佛就站在我們眼前，仿佛又回到火熱的學校生活，思念之情油然而生。想來你也和我們一樣，很想一聚。
四十五年啦，但多彩的學校生活、深厚的同學情誼卻還是那么清晰。我們的眼前常常浮現(xiàn)出教室門前那棵蔥綠的核桃樹，浮現(xiàn)出假山旁那幾桿婆娑的青竹，浮現(xiàn)出教堂那帶有神秘色彩的西式建筑;耳畔常常回響起徐李云校長那淵博、機敏、幽默的語言，回響起張德沛老師那簡潔、明晰的講演，回響起劉洪鈴師傅搖動的清脆鈴聲的悠遠;腦海里更記得高考輝煌的1965年，記得我們高一(1)班演出的引人注目的《紅梅贊》，記得我們清晨書聲瑯瑯、志存高遠。
四十五年啦，不論浪跡于天涯、還是踟躕于海角，不論在從軍路上、還是在三尺講臺，不論享受著成功的輝煌、還是咀嚼著失意的苦澀，那深深的同學情啊，始終像一壇陳年老酒，日久彌濃的醇香，深深地陶醉著我們。多少回神游母校，多少次夢醒相會。聚吧，日已過午，不聚更待何時?每一顆心都熱切地期盼著。
四十五年啦，我們這一群鬢染微霜、年過花甲之人又要相聚了，那赤子之情猶如激流般地涌動。撂下廚房的湯勺，丟下手中的菜籃，扶下膝頭的愛孫，不顧汽車的顛簸，不怕航輪的驚濤，不懼飛機的氣旋，奔跑著，跳躍著，唱著，笑著，緊緊相擁，有多少深情要敘，有多少摯語要說!
四十五年啦，來吧!相聚的激情、相聚的歡樂、相聚的回憶，將是尚滿天際的紅霞、重陽佳節(jié)的黃菊，描繪出我們人生中一道亮麗的風景線。給我們鼓舞，給我們熱情，給我們感悟，給我們溫馨。來吧!你的到來將給聯(lián)誼增輝，你的缺席將使每一個人悵然。來吧!每一個同學都張開著熱情的雙臂，期待著、期待著你的到來!
xx
xx年xx月xx日
6、辦理流程
一、邀請單位的申請報告(申請報告內容包括：被邀請人的姓名、背景資料、來訪目的，來華期間主要活動計劃，計劃行程日期等)。
二、邀請函原件(英文)，要求邀請單位負責人簽字后加蓋單位公章。
三、邀請單位出具的擔保函，要求法人代表簽字并加蓋單位公章，擔保函中注明"被邀請人在華期間如有任何違法行為有我公司負責"。
四、邀請單位的營業(yè)執(zhí)照復印件(加蓋單位公章)。
五、被邀請人的護照復印件(可用傳真復印件)
邀請函的寫作技巧
一、適合父母發(fā)的婚禮邀請
親愛的親友們，這是一個充滿喜悅的消息——我們的寶貝兒女即將踏入人生的新篇章，步入婚姻的圣殿。他們計劃在公歷2023年10月10日（星期六），下午15:00舉行婚禮。我們將在這個特別的日子里，與所有關心和支持他們的朋友們共享這份喜悅。
請您與家人一同出席這個美好的時刻，共同見證這對新人步入新的生活階段。我們深切地期待著您的光臨，并相信您的出席將為他們的婚禮增添更多的幸福與色彩。
為了方便安排，我們已經預留了特別的座位。如果您愿意提前告訴我們您的確切到訪時間，我們會更加高興。
最后，再次感謝您一直以來對孩子們無私的關愛和支持。我們熱切期盼您的到來，讓我們一起分享這份喜悅。
敬請回復確認您的出席情況，以便我們做好充分的準備。
誠摯的問候及熱烈的歡迎，新人的父母
二、父母微信通知結婚邀請語
我們的孩子即將步入人生的新階段，我們感到無比幸福�；槎Y將于[婚禮日期]在[婚禮地點]舉行，特此邀請您共襄盛舉。期待與您分享這份喜悅！
喜糖佳緣，共赴人生。犬子小明與賢女小紅將于X月X日舉行婚禮，誠邀您的光臨。時間：中午12點；地點：城市花園酒店。我們期待著您的到來，分享這份喜悅與幸福！
各位親朋好友，我們的孩子即將在[婚禮日期]攜手心愛之人走進婚姻殿堂，地點：[婚禮地點]。誠摯邀請您的到來，見證這份美好。
親愛的朋友，我們很榮幸地邀請您參加我們兒子/女兒與她/他的伴侶的婚禮。這對新人將在美好的春日里喜結連理，共度余生。
三、女方父母邀請函
尊敬的親朋好友：
小女于xx年xx月xx日成婚，特邀您與家人共襄盛舉，共享喜悅。我們全家懷著無比激動的心情，期待在這個特別的日子里，與您一同見證這段美好的姻緣。
婚禮詳情如下：
日期和時間：xx年xx月xx日，下午x時
地點：xx酒店（具體樓層）
請?zhí)系姆Q呼：尊敬的[對方父母的姓名]
其他注意事項：請穿著正式服裝，攜帶適當?shù)亩Y物
我們熱切期待您的光臨，共同慶祝這個美好的時刻。如有疑問或需要更多信息，請隨時與我聯(lián)系。
再次感謝您的關心和支持，期待您的到來。
敬請回復，以便確認您的出席情況。
順祝商祺，[您的姓名]
[您的聯(lián)系方式]
請注意，上述邀請函的內容需要根據(jù)實際情況進行個性化調整，如日期、時間、地點、稱呼等信息。同時，如果有特定的主題或是想要表達的特殊情感，也可以根據(jù)個人喜好添加相應的表述。
【適用情況】
最近協(xié)助組織學術會議，需要群發(fā)邀請函，既有寄出的信件，也有電子郵件。因為參會人員較多（近百位），這時候挨個填寫邀請函，地址和發(fā)郵件（每個郵件地址附一個針對收件人的邀請函），如果人工復制黏貼，需要建立100多個文檔，100多個郵件，打印100多分邀請函和報到函，于是這時候就該用word的【郵件合并功能】，自動生成“格式相同但是內容稍微有些差別的文檔和郵件”。
【步驟】
1、建立聯(lián)系人excel列表，把每個“元素”：都拆細，例如姓名（若需要單獨用到姓，例如“陳先生”，則還要把姓和名各自放一列），單位，職務，稱呼，郵箱地址（一格只放一個），地址，郵編等。這是一切數(shù)據(jù)的來源，可用來生成任何格式的文檔。
2、建立邀請信word文檔，和之前的excel放在同一個文件夾里。調整好格式等。如需打印信封，也一樣制作一個word文檔。
3、郵件合并功能。
�。�1）選擇形式，是信函，還是電子郵件。
�。�2）選擇收件人，“使用現(xiàn)有的表”，選擇剛才做好的excel。
（3）編輯收件人列表，選擇要插入的聯(lián)系人，若是全部都要使用，就略過這一步。
�。�4）插入域。在需要插入“內容”，例如姓名的地方點擊“插入合并域”，選擇插入“姓名”，這時在word文檔出現(xiàn)姓名類似的標志。
（5）預覽結果。點擊預覽結果后，可以看到被替換成excel里的第一個姓名，在預覽結果的菜單欄那里有箭頭，可以前后地查看結果。
�。�6）完成合并。選擇發(fā)送批量電子郵件，或者批量打印。甚至可以保存成一個一個獨立的文檔。
4、高級功能。如果安裝了acrobat（不是reader），就有一個合并到pdf的按鈕。對于發(fā)送不可編輯的文檔，最好是存成pdf，防止瀏覽的時候出錯或者對方打不開高版本的word。例如這次我要發(fā)給許多港澳人士，邀請函轉成繁體字，但是有時word會在對方電腦上顯示出錯，所以我都用pdf批量發(fā)送電子郵件。
【總結】
1、excel做數(shù)據(jù)庫——2、word做模版——3、數(shù)據(jù)用“郵件合并”插入word、——4、批量生成所需的文件。
附圖：在2010里很直觀方便，按從左往右的圖標一步一步做就好了。
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