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職場(chǎng)商務(wù)禮儀【五】
21.私人電話，應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō)——
因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事，因此要盡量少使用公司的電話打給自己的朋友們。
但是，對(duì)于打來(lái)的電話，一般人會(huì)認(rèn)為電話費(fèi)是由對(duì)方支付的，因此不會(huì)增加公司負(fù)擔(dān)。
當(dāng)然，上司不會(huì)對(duì)接聽(tīng)一兩分鐘的私人電話有微詞�？墒牵�(dāng)變成了長(zhǎng)達(dá)幾十分鐘的超長(zhǎng)電話時(shí)，那就是另一回事了。在公司里，無(wú)論哪部電話，都是因工作需要而特地準(zhǔn)備的。
由于私人電話時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，而使公司不能進(jìn)行重要的工作聯(lián)系，會(huì)使公司帶來(lái)重大的損失。
因此，也應(yīng)該長(zhǎng)話短說(shuō)，盡快回到工作崗位上。
22.電話中途斷線，應(yīng)主動(dòng)打過(guò)去——
我們時(shí)常會(huì)遇到這樣的情形：當(dāng)通過(guò)電話與對(duì)方交談時(shí)，電話在中途突然因操作失誤而斷線。
要是事情沒(méi)有談完，應(yīng)由先前打電話的一方重新?lián)艽�，以使談話繼續(xù)下去。但不能因事情大致已談完，就對(duì)此聽(tīng)之任之。
重新?lián)芡ㄖ螅傧驅(qū)Ψ街虑福?ldquo;非常抱歉，剛才電話中途斷線了”。
應(yīng)具備始終由自己主動(dòng)重打的意識(shí)，除非對(duì)方使用公用電話，那就另當(dāng)別論了。
23.電話聲音不清楚，怎么辦?——
我們時(shí)常會(huì)因話聲音小而聽(tīng)不清楚，此時(shí)，你是否會(huì)因此而提高嗓音，大聲地說(shuō)：“對(duì)不起，我聽(tīng)不太清楚，請(qǐng)說(shuō)大聲一點(diǎn)?”
即使對(duì)方的聲音的確很小，也要采用如電話的狀況不好，因此聽(tīng)不清楚之類的說(shuō)法。如“很抱歉，電話的聲音聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)遠(yuǎn)”，或“很抱歉，能不能請(qǐng)你再說(shuō)一遍”，明白無(wú)誤地反問(wèn)對(duì)方，并加以確認(rèn)復(fù)述一遍。
24.“請(qǐng)稍等片刻”，不宜超過(guò)一分鐘——
筱雯在打電話的中途，需要用到資料，因此向?qū)Ψ秸f(shuō)了一句“請(qǐng)稍等片刻”，就開(kāi)始查閱資料�？墒牵胍业馁Y料臨時(shí)卻找不到。過(guò)了五分鐘后她好不容易將資料搬到了辦公桌上，并且終于拿起了聽(tīng)筒，電話卻斷掉了。
由于筱雯拚命地尋找資料，無(wú)意間便忘記了時(shí)間，而對(duì)請(qǐng)對(duì)方“稍等片刻”，五分鐘似乎是太長(zhǎng)了。在商業(yè)上，“片刻”以一分鐘為限。如果過(guò)了一分鐘，就已經(jīng)超出了“片刻”的范圍，這一點(diǎn)要多加注意。
在這種情形下，如果判斷出尋找資料需要花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間，就須告訴對(duì)方“對(duì)不起，待會(huì)兒我打給您”，再掛斷電話，這才是正確的禮儀。
此外，即使在一分鐘以內(nèi)重新拿起聽(tīng)筒，也必須說(shuō)上一句“讓您久等了”。
25.電話留言記錄，應(yīng)該注明清楚——
當(dāng)在電話上受人之托，轉(zhuǎn)達(dá)留言時(shí)，必須作記錄。看起來(lái)似乎理所當(dāng)然，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。雖然有些公司有內(nèi)部專用的記錄格式紙，但在多數(shù)公司，受托人只能自己加以整理。
在留言條中除了要寫(xiě)明對(duì)方的公司名稱、部門(mén)名稱、人名、事由;此外，還應(yīng)寫(xiě)出接電話者，即你的名字。否則見(jiàn)到留言條的職員，在稍后即使想詢問(wèn)細(xì)節(jié)，也會(huì)因不知道接電話的人是誰(shuí)而無(wú)可奈何。
由于業(yè)務(wù)員等大多出門(mén)在外，見(jiàn)到留言條通常已是黃昏時(shí)的事了。比如當(dāng)事人剛從A公司回來(lái)，看見(jiàn)來(lái)自于A公司的希望與其聯(lián)系的留言條，慌忙打電話過(guò)去，卻發(fā)現(xiàn)那是早上去A公司之前，對(duì)方留下的口信。為了防止出現(xiàn)這類的差錯(cuò)，也必須在留言條上填寫(xiě)接到電話的時(shí)刻。
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