員工出差管理辦法范本
第一章總則
第1條為規(guī)范公司員工出差流程、出差審批及差旅費(fèi)報銷,特制定本制度。
第2條本制度適用于集團(tuán)公司、區(qū)域公司和子公司全體員工。
第二章出差審批程序和權(quán)限
第3條因公出差應(yīng)填寫《因公出差審批表》(附件1),并按權(quán)限審批。因會議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)出差的須附相關(guān)會議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)通知。
第4條集團(tuán)總部人員出差的審批權(quán)限及流程:
1.董事會、監(jiān)事會成員出差:董事會、監(jiān)事會發(fā)起人→董事長審批→行政管理中心傳閱→人力資源中心歸檔。
2.集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)出差:高層發(fā)起人→總裁審批→董事長審批→行政管理中心傳閱→人力資源中心歸檔。
3.中層及員工出差:集團(tuán)部門發(fā)起人→集團(tuán)部門負(fù)責(zé)人審批(出差時間超過2天:→集團(tuán)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總裁審批)→行政管理中心傳閱→人力資源中心歸檔
4.員工因公出差國外或港澳臺地區(qū):集團(tuán)部門發(fā)起人→集團(tuán)部門負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總裁審批→董事長審批→行政管理中心傳閱→人力資源中心歸檔。
區(qū)域公司、子公司出差審批流程參照集團(tuán)總部出差流程自行制定。因公出國或出境由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。
第5條出差人員憑《因公出差審批表》辦理差旅費(fèi)預(yù)借審批、機(jī)票定購手續(xù);除公司高層管理人員外,出差人員須到人力資源中心辦理備案手續(xù),回來及時報到。
第6條出差中途改變路線和延長時間的,需報分管領(lǐng)導(dǎo)同意,報銷審批時另附說明。
第7條幾人協(xié)同出差的,由主辦業(yè)務(wù)部門或人員填寫。因公務(wù)緊急,未能履行出差審批手續(xù)的,出差前可以電話請示,出差后補(bǔ)辦手續(xù)。
第三章差旅費(fèi)構(gòu)成、報銷標(biāo)準(zhǔn)
第8條出差費(fèi)用包括:
1.交通費(fèi):長途包括乘坐飛機(jī)、輪船、火車、長途客車的費(fèi)用。市內(nèi)車費(fèi)包括公共汽車、出租車、地鐵、輕軌列車的費(fèi)用,不包括公司所在地機(jī)場大巴外的其它費(fèi)用。
2.住宿費(fèi);
3.經(jīng)事前審批的餐飲費(fèi);
4.其它費(fèi)用:公務(wù)發(fā)生的傳真、郵寄、托費(fèi)、公共服務(wù)等費(fèi)用。
第9條員工出差國內(nèi)按照如下限額標(biāo)準(zhǔn)按實(shí)報銷差旅費(fèi)。出差國外差旅費(fèi)另行審批。
出差費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)
級別
交通費(fèi)
住宿費(fèi)
(元/夜)
飛機(jī)
火車
輪船
動車
高鐵
普通
列車
董事長
總裁
商務(wù)艙
頭等艙
一等座
軟臥
一等艙
按實(shí)報銷
高層管
理人員
經(jīng)濟(jì)艙
二等座
軟臥
二等艙
一類消費(fèi)區(qū)
500
二類消費(fèi)區(qū)
400
中層管
理人員
事前報準(zhǔn)
經(jīng)濟(jì)艙
二等座
硬臥
三等艙
一類消費(fèi)區(qū)
400
二類消費(fèi)區(qū)
300
員工
事前報準(zhǔn)
經(jīng)濟(jì)艙
二等座
硬臥
三等艙
一類消費(fèi)區(qū)(單人)
300
一類消費(fèi)區(qū)(雙人)
400
二類消費(fèi)區(qū)(單人)
200
二類消費(fèi)區(qū)(雙人)
300
備注
1、一類消費(fèi)區(qū)是指:省會城市、計(jì)劃單列市、經(jīng)濟(jì)特區(qū);
2、二類消費(fèi)區(qū)是指:除一類消費(fèi)區(qū)外的地區(qū)和城市。
第四章差旅費(fèi)用報銷審核程序
第10條出差住宿費(fèi)報銷審核
1.住宿費(fèi)審核以實(shí)際過夜天數(shù)和限額標(biāo)準(zhǔn)確定,并附與出差時間、出差地點(diǎn)一致的有效的住宿報銷憑證,超過限額標(biāo)準(zhǔn)的部分自理。
2.因接待或重要業(yè)務(wù)需要招待賓客住宿或需要提高賓客及隨同人員住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)事先向分管領(lǐng)導(dǎo)報告。經(jīng)審核同意后執(zhí)行,報銷時須附注事由說明。
3.集團(tuán)中層及中層以上管理人員出差可住單人間。其他同性員工兩人一起出差的`,應(yīng)同住一間房。
4.參加會議人員,其住宿由召集會議部門統(tǒng)一安排的,住宿費(fèi)憑票按實(shí)報銷。
5.隨同高職人員出行的低職人員,食宿可隨高職人員。
6.出差期間有下列情況之一者,不予報銷住宿費(fèi):
�、儆山哟龁挝�(含集團(tuán)下屬分公司、項(xiàng)目部)免費(fèi)接待安置的;
②會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料服務(wù)費(fèi)等綜合性費(fèi)用中已包括了住宿費(fèi)的。
�、蹎T工家在出差當(dāng)?shù)氐摹?/p>
7.特殊情況需事先報總裁或董事長審批。
第11條公費(fèi)招待的報銷審核
員工出差經(jīng)批準(zhǔn)的對外業(yè)務(wù)招待費(fèi),應(yīng)該履行事先報批程序,根據(jù)實(shí)際情況,由部門經(jīng)理、主管副總核準(zhǔn)后按照審批流程報銷。
第12條交通費(fèi)報銷審核
1.出差乘坐飛機(jī)、火車、輪船或長途汽車應(yīng)按不超過規(guī)定的等級執(zhí)行,并憑出差地點(diǎn)、路線、時間一致的有效票據(jù)報銷。
2.市(縣、區(qū))內(nèi)交通費(fèi)報銷時按規(guī)定附有效報銷憑證。
3.個人或者多人一起出差自帶(駕)私車,根據(jù)核定的里程數(shù),按照1.8元/公里的標(biāo)準(zhǔn)報銷燃油費(fèi)和過路過橋費(fèi)。里程數(shù)由行政管理中心、車輛科會同財務(wù)管理中心核定(參考附件2)。隨同人員不再報銷相關(guān)交通費(fèi)。
4.出差期間有下列情況之一者,不予報銷交通費(fèi):
�、俳璩霾钪H順便辦理私人事務(wù)而發(fā)生的交通費(fèi)增支部分;
�、诔霾钣泄拒囕v接送或搭乘公司員工車輛的;
�、畚唇�(jīng)審批,自帶私車發(fā)生費(fèi)用超過乘坐公共交通工具費(fèi)用的部分。
第13條出差期間雜費(fèi)報銷審核
1.出差期間因業(yè)務(wù)所發(fā)生的電傳費(fèi)、郵遞費(fèi)、文件資料及公物托運(yùn)費(fèi)等,憑有效票據(jù)按實(shí)報銷。
2.員工異地調(diào)崗,產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、雜費(fèi)等憑有效憑證按以上規(guī)定報銷。
第14條差旅費(fèi)報銷程序
1.出差返回后,應(yīng)于一周內(nèi)到財務(wù)管理中心辦理報銷手續(xù)。報銷差旅費(fèi)用要填寫《差旅費(fèi)報銷單》(見附表3),《出差審批單》應(yīng)作為報銷附件之一,否則財務(wù)管理中心可以不予辦理報銷手續(xù)。對無故未報銷者不予再次借款。超過報銷期,賬面有個人出差借款的,財務(wù)部有權(quán)從當(dāng)月工資中先行扣回。
2.差旅費(fèi)報銷審簽程序:
�、傧冉挥刹块T負(fù)責(zé)人對單據(jù)有效性及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)符合性進(jìn)行稽核,符合規(guī)定的簽名后交還出差人;
�、诎磳徟鷻�(quán)限分別送財務(wù)部門、總裁或董事長簽字批準(zhǔn);
③審簽手續(xù)完備后到出納處報賬或沖抵借款。
�、芏嗳藚f(xié)同出差,出差費(fèi)用報銷由出差申請人或者業(yè)務(wù)主辦人員統(tǒng)一辦理,其他出差人員簽字證明。
第五章違規(guī)與失職追究
第15條出差人員不得違反規(guī)定虛報差旅費(fèi);不得以非正式票據(jù)報銷費(fèi)用。否則,財務(wù)管理中心有權(quán)拒絕受理,情節(jié)嚴(yán)重的由相關(guān)部門調(diào)查處理。經(jīng)查實(shí)為虛增報銷者,責(zé)令退回虛報金額,并按虛報額處以三至五倍的罰款。各級審簽人員因把關(guān)不嚴(yán)、故意包庇縱容違規(guī)行為,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,由各級審簽人員承擔(dān)相應(yīng)的連帶責(zé)任,視情節(jié)輕重給予行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰。
第六章附則
第16條若司機(jī)駕車隨同出差,可隨出差人員食宿。
第17條參加本地區(qū)培訓(xùn)或會議,除會務(wù)組特殊要求外,原則上不住宿。
第18條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第19條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第20條附件:(1)因公出差審批表;(2)杭州周邊主要城市交通里程參考表(單程);(3)差旅費(fèi)用報銷單。
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