電子政務系統(tǒng)檔案管理問題與思考論文

　　［摘要］隨著電子政務系統(tǒng)的廣泛應用，電子檔案管理也遇到了各種新的挑戰(zhàn)。由于技術、管理等方面的原因，我國當前電子政務系統(tǒng)中的檔案管理依然存在很多的問題。本文從電子檔案的文件歸檔、安全保障、整合共享、檔案移交、以及全程管理和前端控制之間的矛盾等幾個方面闡述了電子政務系統(tǒng)中檔案管理存在的問題，并基于此提出了幾點提高電子檔案管理水平的對策。

　　［關鍵詞］電子政務；檔案管理；安全保障

　　1電子政務系統(tǒng)中檔案管理的問題

　　1.1文件歸檔存在的問題

　　電子文件歸檔中存在的問題可以分技術障礙、管理缺陷兩方面。（1）技術層的障礙。主要體現(xiàn)在3個方面：①業(yè)務系統(tǒng)的主要功能就是處理業(yè)務，應當具備低冗余、高效率的特點，而檔案管理則因其要保證在較長年限內的安全性，則需要高度的冗余；②電子政務系統(tǒng)可擴展性被限制，檔案管理功能嵌入面臨著很大的挑戰(zhàn)；③在對數(shù)據(jù)的管理權限上，業(yè)務部門比檔案部門更加完整，但是，當清除積存數(shù)據(jù)導致鏈接變動時，檔案部門可能不能及時找到所需的檔案，從而影響了管理和維護的進度。（2）管理上的缺陷。①管理權限得不到保障。電子檔案是存儲在業(yè)務部門中的，所以業(yè)務部門的管理權限應比檔案部門的更大；②責任主體不明確。電子檔案的管理權限實際上是由檔案、業(yè)務部門共同分享的，一旦發(fā)生丟失或篡改的問題，很難確認責任歸屬。

　　1.2安全保障不足

　　現(xiàn)階段電子檔案的安全面臨著很多的問題，從影響因素上看可以分為以下3方面。（1）技術原因。系統(tǒng)的技術水平直接關系著電子檔案的安全性，一旦存在點奧不正當電腦操作者的攻擊、病毒、軟件與硬件存在漏洞、系統(tǒng)與設備發(fā)生故障等情況，均會造成電子檔案的丟失或者損壞。（2）社會或者自然因素。比如：檔案保管場地自身的條件、火災、地震等因素均會產生很大的影響。（3）管理上的問題。比如：權限不明、操作不規(guī)范、工作人員失誤等。

　　1.3整合共享方式不統(tǒng)一

　　電子檔案整合共享概念的內涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀、中觀與微觀層面看均具有不同的內涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構的系統(tǒng)等矛盾，所以根據(jù)實際情況來看，整合共享的途徑、方式會有各種各樣的模式，不能統(tǒng)一。

　　1.4電子檔案移交不規(guī)范

　　在檔案雙軌制的背景下，電子檔案的移交面臨著一定的問題。（1）檔案的有機聯(lián)系缺失。當前的電子檔案移交中，大多移交的是單份的電子數(shù)據(jù)，未形成可以反應整體的檔案，從而使移交檔案缺乏關聯(lián)。（2）檔案的元數(shù)據(jù)不完整。雙軌制的實施使人們存在備份的依賴心理，導致移交工作的不規(guī)范，進而造成元數(shù)據(jù)的丟失。（3）移交工作的效率被限制。由于紙質、電子檔案的移交上存在時間差的問題，造成了工作量、成本的大幅增加。

　　1.5前端控制和全程監(jiān)管的矛盾

　　前端控制和全程監(jiān)管在現(xiàn)實中存在著一定的矛盾。前端控制、全程監(jiān)管都是基于檔案部門的位置，要求自形成初始，對電子文件進行全程的管理。但是，兩者存在一定的矛盾，若實行了全程管理，檔案部門則為主要的管理者，對前后環(huán)節(jié)進行同等的規(guī)劃和管理，就不再需要前后端的理論；但是如果重視前端控制，那么檔案部門就成為了后面環(huán)節(jié)的管理者，就不能很難實現(xiàn)對前面環(huán)節(jié)的管理。

　　2提高電子檔案管理水平的對策

　　2.1規(guī)范檔案移交

　　隨著對檔案管理需求的不斷提高，在線歸檔已越來越重要，且應當作為歸檔的主要方式；而離線歸檔能夠解決特殊格式或者一些涉密的檔案材料，所以也是不可缺少的，可作為輔助手段。因此，對于電子政務系統(tǒng)中的檔案應采用“在線為主，離線為輔”的歸檔方式。在歸檔規(guī)范方面應做到如下四點：①雙軌制管理是現(xiàn)階段的主要管理模式，所以應當將明確并區(qū)分電子、紙質兩種檔案移交的基本方法；②整理分析電子檔案在線移交中的問題，一定要遵循檔案的原始形式，預防復制形式下的雙套歸檔，并慢慢轉向單套歸檔；③明確檔案移交各個階段中檔案館、檔案室的各自責任，以保證檔案的完整、安全；④制定檔案移交的標準規(guī)范，并完善移交的技術，促進單軌化的轉型。

　　2.2安全保障措施

　　電子檔案的安全會受到很多因素的影響，所以，要進行全方位的考慮：①技術上，強調自主研發(fā)管理系統(tǒng)的重要性，制定相應的加密、殺毒、備份、隔離等措施；②管理上，提高工作人員的安全意識，建立健全的監(jiān)督管理體系，提高管理人員的專業(yè)水平等；③法律法規(guī)上，對檔案管理的法規(guī)、標準進行完善，確定檔案的憑證性，從而使檔案的安全管理工作規(guī)范化。

　　2.3整合共享策略

　　檔案管理工作應從檔案本身拓展到現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個過程，因此在信息整合中應做到如下兩點：①明確整合共享的內涵，在實踐中基于信息、實體的整合共享聯(lián)系密切，應當把兩種相結合，形成信息、實體一體化的共享方式；②分散式和集中式電子檔案的整合共享策略的實施效果是不同的，建議從共享效率、整合深度上分析各自的優(yōu)缺點和應用的條件。

　　3結語

　　將檔案工作融入到電子政務建設中，電子檔案管理模式發(fā)生了很大的變化，同時使我國電子政務系統(tǒng)中的檔案管理產生了很多新的問題，面對這些變化和問題，檔案工作的所有部門應當針對各個環(huán)節(jié)的問題，制定相應的對策，做好每個環(huán)節(jié)的工作，以提高電子檔案管理水平。

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