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辦公文秘：會議流程
組織日常工作會議也是辦公文秘日常工作之一，日常工作會議是一門很嚴謹?shù)膶憜枺魏我徊怀霈F(xiàn)問題，都會導致會議的進程。
日常工作會議主要流程：
會后工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳情請閱讀本文。
1.會議文件資料的立卷歸檔
1)會議文件的收集整理工作
(1)確定會議文件的收集范圍。
(2)選擇收集會議文件的渠道。
(3)運用收集文件的不同方法。
2)會議文件的立卷歸檔
把會議過程中的一整套材料，包括通知、領導報告和講話、會議記錄或紀要、會議簡報、會議報道等，進行分類立卷歸檔。
2.會議經(jīng)費結(jié)算工作
(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓費、住宿費、餐飲費等)。
�、賾跁h通知或預訂表格中詳細注明收費的標準和方法。
②應注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。
�、廴缬眯庞每ㄊ召M，應問清姓名、卡號、有效期等。
�、荛_具發(fā)票的工作人員事先要與財務部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。
(2)在訂購各種設備和享受服務時，應掌握付款的方法和時間。
3.安排與會人員返程
案例
天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負責安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車票預訂問題，而且她想當然地認為，只要為大家盡可能預訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。
分析
會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點
1.提早做好與會者的票務登記預訂工作
(1)應根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。
(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。
(3)一般情況下，要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預訂好飛機、火車、汽車、輪船票。
(4)屆時應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應安排有關領導同志為與會人員送行。
2.幫助與會者提前做好返程準備
(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。
(2)提醒與會者及時與會務組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。
(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。
(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。
(5)幫助部分與會者托運大件物品。
4.會議總結(jié)
總結(jié)工作要以科學的績效考評標準為指導�？冃Э荚u標準是指對會議工作人員績效的數(shù)量和質(zhì)量進行評價的準則，它應具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。
(1)會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責任制和工作任務書的內(nèi)容逐條對照檢查�？偨Y(jié)工作的方法如下。
①檢查會議目標的實現(xiàn)情況。
②檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。
③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。
④以總結(jié)經(jīng)驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。
(2)決定會議效果的主要因素有以下幾個。
�、偈欠窬哂姓匍_會議的必要。
�、跁h準備得是否充分。
�、圩h程是否科學合理。
④主持人的能力水平。
�、菔欠駠栏窨刂屏藭h人數(shù)。
⑥與會人數(shù)是否達到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。
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