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辦公秘書應具備的十二種能力
秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。下面是小編收集整理的辦公秘書應具備的十二種能力，歡迎大家分享。
辦公秘書應具備的十二種能力
1、觀察能力
一個好秘書必須具備良好的觀察能力，即在工作中要時時、處處做有心人。要善于觀察自己所服務的領導，對領導了解越多，雙方工作的默契程度就越高。要善于觀察業(yè)務過程，如所布置的工作進展如何、有何反饋信息等。要善于觀察周圍的環(huán)境，如同事間的關系是否融洽等，有利于掌握工作的主動權。人的觀察力存在個體差異，這些差異與人的先天素質和后天實踐活動及培養(yǎng)都有密切關系。良好的觀察能力是不斷培養(yǎng)和鍛煉的結果。
2、記憶能力
記憶是人腦對過去經驗中發(fā)生過的事情的反映。秘書職能的要點是領導功能的延伸與補充，領導往往要求秘書人員能夠成為“信息庫”。在記憶能力方面，秘書人員要做到“精確”與“持久”，精確就是準確精細地反映對象而不出偏差，持久就是對相關內容能夠長久牢固記憶。良好的記憶能力也是不斷培養(yǎng)和鍛煉的結果。
3、分析判斷能力
分析判斷能力是指人對事物進行剖析、分辨和研究的能力。具備良好的分析判斷能力，既是秘書工作的要求，也是領導對秘書人員的要求。分析判斷能力較強的人，往往學術有專攻，技能有專長，在自己擅長的領域里有著獨到的見解。秘書人員要具有較強的分析判斷能力，必須有強烈的求知欲，養(yǎng)成勤思的習慣，在實踐中不斷培養(yǎng)和鍛煉。
4、應變能力
所謂應變能力，就是當環(huán)境、條件、對手等發(fā)生變化時，能夠及時采取措施迅速加以應對的能力。應變能力是種急智，是對秘書人員才智的全面檢驗，需要廣博的知識、出色的智慧、敏捷的頭腦和豐富的經驗。培養(yǎng)應變能力，要養(yǎng)成事先策劃、周密計劃的習慣，要勇于實踐、不怕跌倒，要善于總結、舉一反三、積累經驗。
另一方面是專業(yè)能力，即秘書人員的職業(yè)技能。
5、速記能力
速記是一種快速記錄口語的技術方式，用簡單的符號或代碼和縮寫規(guī)則把交際和思維中的口語轉換成視覺形式。為了對領導的指示與口述、會議內容等作出迅速、準確的記錄，秘書人員有必要學一點速記。
6、表達能力
表達能力指一個人把自己的思想、情感、想法和意圖等，用語言、文字、圖形、表情和動作等清晰明確地表達出來，并善于讓他人理解、體會和掌握。表達能力主要包括口頭表達能力和文字表達能力。在這方面，秘書人員要做到“清楚明白、注意分寸、生動形象”。
7、聽知能力
聽知能力就是聽懂、理解、記憶他人談話的綜合能力。秘書人員要有高度的注意力和準確迅速的理解力。良好的聽知能力能幫助秘書人員在工作中準確領會講話人的意圖，這需要秘書人員多學、多聽、多問、多思考。
8、編輯校對能力
日常工作中，文書制作及對文獻資料的整理、會議信息的編寫、工作通報和專業(yè)刊物的編撰等都涉及秘書人員的編輯與校對能力。要提高這方面的能力，需要秘書人員加強學習，提高語言文字水平，以便及時準確地反映各類信息，為領導的管理和決策服務。
9、辦事能力
辦事能力是秘書人員獨立、高效地處理各種日常工作的本領。秘書人員辦事的范圍十分廣泛，無論是內部工作還是外部工作，都要拿得起來。要提高辦事能力，秘書人員應做到明確職責范圍，知曉辦事程序，區(qū)分輕重緩急。
10、操作設備能力
辦公自動化設備的應用使秘書工作方式發(fā)生了巨大變化。這就要求秘書人員掌握多種專業(yè)化的事務工作技能，以提高辦公設備的操作能力。
11、社交與公關能力
秘書人員要學習心理學知識，加強人格修養(yǎng)，了解掌握社交和公關的特點、原則和方法，提高情感溝通能力，言行有度，舉止得體。
12、調研能力
秘書人員應掌握調查研究和統(tǒng)計的基本方法，學會收集各方面的信息資料，并善于綜合分析，為領導決策提供參謀服務。
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