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幫你統(tǒng)籌時(shí)間管理技巧
在這個(gè)快節(jié)奏的時(shí)代，我們每個(gè)人都在為時(shí)間而奔波，常常感嘆時(shí)間不夠用。如果告訴你，通過(guò)一些簡(jiǎn)單而有效的時(shí)間管理技巧，可以讓你的一天效率翻倍，下面分享統(tǒng)籌時(shí)間管理技巧，歡迎參考！
時(shí)間管理技巧
你是否有過(guò)這樣的經(jīng)歷：某一天，你雄心勃勃地準(zhǔn)備把手底下的事清理干凈，可到頭來(lái)卻一事無(wú)成？也許每個(gè)人都曾有過(guò)這樣的經(jīng)歷，但在某些人身上表現(xiàn)得格外明顯。時(shí)間管理可以幫助你把每一天、每一周甚至每個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行有效的合理安排。運(yùn)用這些時(shí)間管理技巧幫你統(tǒng)籌時(shí)間，對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是非常重要的。
組織技巧相對(duì)于其他技巧來(lái)說(shuō)是最簡(jiǎn)單的一種。比如，所有的時(shí)間管理建議都包括在一些表格當(dāng)中，在表格中你需要把你想要完成的任務(wù)填進(jìn)去。對(duì)很多人來(lái)說(shuō)，這是最簡(jiǎn)單和普通的了。當(dāng)然，制表格和填表對(duì)一些人來(lái)說(shuō)是有困難的。這是一個(gè)天份問(wèn)題，與一個(gè)人的邏輯能力、空間想象力、創(chuàng)造力和抽象思維能力無(wú)關(guān)。時(shí)間管理需要一定的訓(xùn)練，如果你沒(méi)有準(zhǔn)備好接受專(zhuān)門(mén)訓(xùn)練的話，你將不能成為一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。
下面我把自己總結(jié)出來(lái)的十大時(shí)間管理方法介紹給您。值得注意的是，我沒(méi)有稱之為“最好的方法”。不過(guò)這些方法對(duì)我是有幫助的，希望對(duì)您也能有所幫助。
1、每天清晨把一天要做的事都列出清單如果你不是按照辦事順序去做事情的話，那么你的時(shí)間管理也不會(huì)是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個(gè)清單出來(lái)。這個(gè)清單包括公務(wù)和私事兩類(lèi)內(nèi)容，把它們記錄在紙上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過(guò)程中，要經(jīng)常地進(jìn)行查閱。舉個(gè)例子，在開(kāi)會(huì)前十分鐘的時(shí)候，看一眼你的事情記錄，如果還有一封電子郵件要發(fā)的話，你完全可以利用這段空隙把這項(xiàng)任務(wù)完成。當(dāng)你做完記錄上面所有事的時(shí)候，最好要再檢查一遍。如果你和我有同樣的感覺(jué)，那么，在完成工作后通過(guò)檢查每一個(gè)項(xiàng)目，你體會(huì)到一種滿足感。
2、把接下來(lái)要完成的工作也同樣記錄在你的清單上在完成了開(kāi)始計(jì)劃的工作后，把下來(lái)要做的事情記錄在你的每日清單上面。如果你的清單上在內(nèi)容已經(jīng)滿了，或是某項(xiàng)工作可以轉(zhuǎn)過(guò)天來(lái)做，那么你可以把它算作明天或后天的工作計(jì)劃。你是否想知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情但是沒(méi)有完成的原因嗎？這是因?yàn)樗麄儧](méi)有把這些事情記錄下來(lái)。如果我是一個(gè)管理者，我不會(huì)三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒(méi)帶紙和筆，我會(huì)借給他們，讓他們要完成的工作和時(shí)間期限記錄下來(lái)。
3．對(duì)當(dāng)天沒(méi)有完成的工作進(jìn)行重新安排現(xiàn)在你有了一個(gè)每日的工作計(jì)劃，而且也加進(jìn)了當(dāng)天要完成的新的工作任務(wù)。那么，對(duì)一天下來(lái)那些沒(méi)完成的工作項(xiàng)目又將做處置呢？你可以選擇將它們順延至第二天，添加到你明天的工作安排清單中來(lái)。但是，希望你不要成為一個(gè)辦事拖拉的人，每天總會(huì)有干不完的事情，這樣，每天的任務(wù)清單都會(huì)比前一天有所膨脹。如果的確事情重要，沒(méi)問(wèn)題，轉(zhuǎn)天做完它。如果沒(méi)有那么重要，你可以和與這件事有關(guān)的人講清楚你沒(méi)完成的原因。
4、記住應(yīng)赴的約會(huì)使用你的記事清單來(lái)幫你記住應(yīng)赴的約會(huì)，這包括與同事和朋友的約會(huì)。以我的經(jīng)驗(yàn)看，工作忙碌的人們失約的次數(shù)比準(zhǔn)時(shí)赴約的次數(shù)還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒(méi)有，那么一定要把它記下來(lái)，并借助時(shí)間管理方法保證它的按時(shí)完成。如果你的確因?yàn)橛惺露荒芨凹s，可以提前打電話通知你的約會(huì)對(duì)象。
5、制一個(gè)表格，把本月和下月需要優(yōu)先做的事情記錄下來(lái)具我所知很多人都開(kāi)始制定每一天的工作計(jì)劃。那么有多少人會(huì)把他們本月和下月需要做的事情進(jìn)行一個(gè)更高水平的籌劃呢？除非你從事的是一項(xiàng)交易工作，它的時(shí)間表上總是近期任務(wù)，你經(jīng)常是在每個(gè)月末進(jìn)行總結(jié)，而月初又開(kāi)始重新安排籌劃。對(duì)一個(gè)月的工作進(jìn)行列表規(guī)劃是時(shí)間管理中更高水平的方法，再次強(qiáng)調(diào)，你所列入這個(gè)表格的一定是你必須完成不可的工作。在每個(gè)月開(kāi)始的時(shí)候，將上個(gè)月沒(méi)有完成而這個(gè)月必須完成的工作添加入表。
6、把未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作記錄下來(lái)你的記事清單不可能幫助提醒你去完成在未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作。比如，你告訴你的同事，在兩個(gè)月內(nèi)你將和他一起去完成某項(xiàng)工作。這時(shí)你就需要有一個(gè)辦法記住這件事，并在未來(lái)的某個(gè)時(shí)間提醒你。我一般是用一個(gè)電子日歷，因?yàn)楹芏嚯娮尤諝v都有提醒功能。其實(shí)為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，你可以使用多個(gè)提醒方法，一旦一個(gè)沒(méi)起作用，另一個(gè)還會(huì)提醒你。
7、保持桌面整潔我從不相信一個(gè)把自已工作環(huán)境弄得亂糟糟人會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。同樣的道理，一個(gè)人的臥室或是辦公室一片狼藉，他也不會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。因?yàn)橐粋�(gè)好的時(shí)間管理者是不會(huì)花很長(zhǎng)時(shí)間在一堆亂文件中找出所需的材料的。
8、把做每件事所需要的文件材料放在一個(gè)固定的地方隨著時(shí)間的過(guò)去，你可能會(huì)完成很多工作任務(wù)，這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會(huì)把與某一件事有關(guān)的所有東西放在一起，這樣當(dāng)我需要時(shí)查找起來(lái)非常方便。當(dāng)我徹底完成了一項(xiàng)工作時(shí)，我會(huì)把這些東西集體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)地方（參閱方法9）。
9、清理你用不著的文件材料也許你會(huì)感到吃驚，在過(guò)去的十年中，我只有一個(gè)裝文件的抽屜，那里有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作文件放在抽屜的最前端，當(dāng)抽屜被裝滿的時(shí)候，我會(huì)清除在抽屜最后面的文件。換句話說(shuō)，我總是保持有一個(gè)抽屜的文件，總量不會(huì)超出這個(gè)范圍。有的人會(huì)把所有的文件都保留著，這些沒(méi)完沒(méi)了的文件材料最后會(huì)成為無(wú)人問(wèn)津的廢紙，很多文件可能都不會(huì)再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括你的工作手冊(cè)或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文件。當(dāng)然，有的時(shí)候，我也會(huì)去查找用過(guò)的文件，它們雖然經(jīng)過(guò)了我的清理，但原稿我會(huì)一直保留在計(jì)算機(jī)里。
10．定期備份并清理計(jì)算機(jī)我對(duì)保存在計(jì)算機(jī)里的文件的處理方法也和上面所說(shuō)的差不多。我猜想，你保存在計(jì)算機(jī)里的95％的文件打印稿可能還會(huì)在你的手里放三個(gè)月。我定期地備份文件到光盤(pán)上，并馬上刪除機(jī)器中不再需要的文件。
8 種時(shí)間管理方法
一、四象限法則：分清輕重緩急，不被瑣事綁架
面對(duì)繁雜的任務(wù)，很多人習(xí)慣 “撿到什么做什么”，結(jié)果把大量時(shí)間浪費(fèi)在無(wú)關(guān)緊要的事上，重要工作反而被拖延。四象限法則將任務(wù)按 “緊急” 和 “重要” 分為四類(lèi)：緊急且重要（如突發(fā)項(xiàng)目問(wèn)題）、重要不緊急（如長(zhǎng)期目標(biāo)規(guī)劃）、緊急不重要（如臨時(shí)會(huì)議通知）、不緊急不重要（如刷短視頻、閑聊）。
高效的人會(huì)優(yōu)先處理 “重要不緊急” 的事，提前規(guī)劃、穩(wěn)步推進(jìn)，避免其變成 “緊急且重要” 的突發(fā)任務(wù)；對(duì)于 “緊急不重要” 的事，盡量委托他人或壓縮時(shí)間處理；而 “不緊急不重要” 的事，直接果斷拒絕或減少投入。四象限法則的核心，是讓你從 “被動(dòng)應(yīng)對(duì)” 轉(zhuǎn)向 “主動(dòng)掌控”，把時(shí)間用在真正能創(chuàng)造價(jià)值的事上。比如每天早上花 10 分鐘梳理任務(wù)，按象限分類(lèi)，就能清晰知道當(dāng)天該聚焦哪些工作，避免被瑣事?tīng)恐摺?/p>
二、番茄工作法：專(zhuān)注當(dāng)下，告別拖延
“任務(wù)太難，先玩會(huì)兒手機(jī)再做”“剛做 5 分鐘，就忍不住刷下消息”…… 拖延的根源，往往是 “對(duì)復(fù)雜任務(wù)的恐懼” 和 “注意力的分散”。番茄工作法用 “短時(shí)間專(zhuān)注 + 短暫休息” 的模式，幫你快速進(jìn)入狀態(tài)：設(shè)定 25 分鐘為一個(gè) “番茄鐘”，期間只專(zhuān)注于一件事，不被任何干擾打斷；完成一個(gè)番茄鐘后，休息 5 分鐘；累計(jì) 4 個(gè)番茄鐘，再進(jìn)行一次 20-30 分鐘的長(zhǎng)休息。
這種方法能幫你把 “龐大的任務(wù)” 拆解成 “可快速完成的小單元”，減少心理壓力，同時(shí)通過(guò) “明確的時(shí)間限制” 強(qiáng)迫自己專(zhuān)注。比如寫(xiě)一份方案時(shí)，用番茄工作法設(shè)定 “25 分鐘梳理框架”“25 分鐘填充內(nèi)容”，效率會(huì)比 “無(wú)規(guī)劃地拖延半天” 高得多。番茄工作法的關(guān)鍵，是 “拒絕中途打斷”—— 哪怕任務(wù)沒(méi)做完，也先結(jié)束當(dāng)前番茄鐘，休息后再繼續(xù)，這樣才能培養(yǎng)專(zhuān)注的習(xí)慣。
三、艾森豪威爾矩陣：聚焦核心目標(biāo)，拒絕無(wú)效忙碌
和四象限法則類(lèi)似，艾森豪威爾矩陣更強(qiáng)調(diào) “以目標(biāo)為導(dǎo)向”，幫你篩選出 “真正值得做的事”。它將任務(wù)按 “影響程度” 和 “緊急程度” 劃分，核心原則是：“重要且緊急” 的事立即做，“重要不緊急” 的事計(jì)劃做，“緊急不重要” 的事授權(quán)做，“不緊急不重要” 的事刪除做。
區(qū)別于四象限法則，艾森豪威爾矩陣更注重 “長(zhǎng)期目標(biāo)與任務(wù)的關(guān)聯(lián)”—— 判斷一件事是否 “重要”，要看它是否能幫你接近長(zhǎng)期目標(biāo)。比如你的長(zhǎng)期目標(biāo)是 “3 年內(nèi)晉升經(jīng)理”，那么 “學(xué)習(xí)管理知識(shí)”“積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)” 就是 “重要不緊急” 的事，需要優(yōu)先規(guī)劃；而 “幫同事打印文件”“處理臨時(shí)的無(wú)關(guān)咨詢” 則屬于 “緊急不重要” 的事，可委托他人或設(shè)定固定時(shí)間處理。艾森豪威爾矩陣能幫你跳出 “每天被緊急事填滿” 的怪圈，確保每一份時(shí)間投入，都在為核心目標(biāo)鋪路。
四、時(shí)間塊管理法：給時(shí)間 “分區(qū)”，避免混亂低效
很多人工作時(shí) “想到什么做什么”，剛寫(xiě)了兩行報(bào)告，就去回復(fù)消息，接著又被臨時(shí)會(huì)議打斷，最后一整天下來(lái)，沒(méi)完成幾件事。時(shí)間塊管理法的核心，是 “提前給一天的時(shí)間劃分‘區(qū)塊’，每個(gè)區(qū)塊只做一類(lèi)事”。
比如將一天分為：9:00-10:30 “深度工作時(shí)間”（處理重要方案、寫(xiě)報(bào)告），10:45-11:30 “溝通時(shí)間”（回復(fù)消息、開(kāi)短會(huì)），14:00-15:30 “學(xué)習(xí)時(shí)間”（補(bǔ)充專(zhuān)業(yè)知識(shí)），15:45-17:00 “雜事處理時(shí)間”（整理文件、對(duì)接瑣事）。每個(gè)時(shí)間塊結(jié)束后，短暫休息 2-3 分鐘，再進(jìn)入下一個(gè)區(qū)塊。時(shí)間塊管理法能幫你建立 “秩序感”，避免不同任務(wù)之間的切換消耗，讓每一段時(shí)間都有明確的目標(biāo)，大幅提升專(zhuān)注度和效率。
五、清單管理法：把 “想法” 落地，避免遺漏遺忘
“剛想起要做一件事，轉(zhuǎn)身就忘了”“任務(wù)太多，總擔(dān)心漏掉重要環(huán)節(jié)”…… 清單管理法能幫你把 “腦子里的想法” 變成 “清晰的行動(dòng)清單”，讓任務(wù)一目了然，避免遺漏。
制作清單時(shí)，要注意 “具體、可執(zhí)行”：比如不說(shuō) “寫(xiě)方案”，而說(shuō) “10:00 前完成項(xiàng)目方案框架，包含目標(biāo)、流程、預(yù)算 3 部分”；同時(shí)標(biāo)注 “優(yōu)先級(jí)” 和 “截止時(shí)間”，方便按順序推進(jìn)。每天早上花 5 分鐘列 “當(dāng)日任務(wù)清單”，完成一項(xiàng)就打勾，既能清晰看到進(jìn)度，也能通過(guò) “打勾的成就感” 激發(fā)動(dòng)力。清單管理法的本質(zhì)，是 “把大腦從‘記憶任務(wù)’中解放出來(lái)，專(zhuān)注于‘執(zhí)行任務(wù)’”，尤其適合任務(wù)繁雜、容易健忘的人。
六、帕累托法則（80/20 法則）：抓住關(guān)鍵，用 20% effort 獲 80% results
職場(chǎng)中，并非所有努力都能帶來(lái)同等回報(bào)：80% 的成果，往往來(lái)自 20% 的關(guān)鍵行動(dòng)；80% 的時(shí)間，可能都在處理 20% 的核心任務(wù)。帕累托法則幫你找到 “高價(jià)值任務(wù)”，把精力聚焦在能帶來(lái)最大回報(bào)的事上。
比如做銷(xiāo)售時(shí)，80% 的業(yè)績(jī)可能來(lái)自 20% 的核心客戶，那么你就該把主要時(shí)間放在維護(hù)這些客戶、深挖需求上，而非平均用力在所有客戶身上；寫(xiě)報(bào)告時(shí)，80% 的核心價(jià)值可能在 “結(jié)論和建議” 部分，那么你就該優(yōu)先打磨這部分內(nèi)容，而非在無(wú)關(guān)緊要的細(xì)節(jié)上浪費(fèi)時(shí)間。帕累托法則的關(guān)鍵，是 “學(xué)會(huì)取舍”—— 放棄那些 “低價(jià)值、高消耗” 的事，把時(shí)間和精力投入到能產(chǎn)生 “復(fù)利效應(yīng)” 的關(guān)鍵任務(wù)中。
七、批量處理法：減少切換成本，提升效率
頻繁在不同類(lèi)型的任務(wù)間切換，會(huì)消耗大量 “注意力成本”，導(dǎo)致效率低下。比如剛專(zhuān)注寫(xiě)報(bào)告，突然回復(fù)消息，再回頭寫(xiě)報(bào)告時(shí)，需要花幾分鐘才能重新進(jìn)入狀態(tài)。批量處理法的核心，是 “將同類(lèi)任務(wù)集中處理”，減少切換次數(shù)。
比如每天固定兩個(gè) “消息處理時(shí)間”（如 10:00 和 15:00），期間集中回復(fù)微信、郵件；每周固定一天 “文件整理時(shí)間”，集中歸檔、分類(lèi)文件；每月固定一個(gè) “會(huì)議總結(jié)時(shí)間”，集中梳理本月會(huì)議要點(diǎn)和待辦事項(xiàng)。批量處理法能幫你減少 “碎片化干擾”，讓注意力更集中，同樣的時(shí)間能處理更多同類(lèi)任務(wù)。
八、復(fù)盤(pán)調(diào)整法：定期優(yōu)化，找到最適合自己的節(jié)奏
沒(méi)有一種時(shí)間管理方法是 “萬(wàn)能的”，只有適合自己的才是最好的。復(fù)盤(pán)調(diào)整法要求你定期回顧 “時(shí)間使用情況”，分析哪些方法有效、哪些需要改進(jìn)，不斷優(yōu)化時(shí)間管理策略。
比如每天晚上花 5 分鐘復(fù)盤(pán)：“今天哪些任務(wù)按時(shí)完成了？哪些拖延了？為什么？”“時(shí)間塊管理法中，‘深度工作時(shí)間’是否足夠?qū)Ｗⅲ渴欠裥枰{(diào)整時(shí)長(zhǎng)？”；每周日晚上花 20 分鐘復(fù)盤(pán)：“本周的核心目標(biāo)是否達(dá)成？時(shí)間是否主要用在高價(jià)值任務(wù)上？下周需要新增哪些時(shí)間管理技巧？”復(fù)盤(pán)調(diào)整法的核心，是 “動(dòng)態(tài)優(yōu)化”—— 時(shí)間管理不是 “一次性學(xué)會(huì)”，而是 “在實(shí)踐中不斷調(diào)整”，最終找到最適合自己的節(jié)奏和方法。
時(shí)間管理的本質(zhì)，不是 “擠壓時(shí)間做更多事”，而是 “合理分配時(shí)間，做更有價(jià)值的事”。以上 8 種方法，無(wú)需全部掌握，選擇 2-3 種適合自己的，從簡(jiǎn)單的小事開(kāi)始實(shí)踐：比如今天用清單管理法列一份任務(wù)清單，明天用番茄工作法專(zhuān)注完成一項(xiàng)核心任務(wù)。
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