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電話(huà)禮儀和技巧
人們?cè)诮煌蟹欠仓匾曌约航o別人的“第一印象”，給人的第一印象好，大家打起交道來(lái)心情愉快，事情也會(huì)辦得更順利。可是您是否注重到，您給別人的第一印象，往往在你們見(jiàn)面之前就已經(jīng)存在了。因?yàn)槌鲇诙Y貌，人們?cè)谝?jiàn)面前經(jīng)常會(huì)通過(guò)電話(huà)約定見(jiàn)面的時(shí)間、地點(diǎn)等細(xì)節(jié)，所以您的第一印象已經(jīng)通過(guò)您的聲音傳給對(duì)方了，可以說(shuō)您的電話(huà)形象是您給對(duì)方的第一張“名片”。
電話(huà)形象是人們?cè)谑褂秒娫?huà)時(shí)的種種外在表現(xiàn)，是個(gè)人形象的重要組成部分。人們常說(shuō)“如聞其聲，如見(jiàn)其人”，說(shuō)的就是聲音在交流中所起的重要作用。通話(huà)時(shí)的表現(xiàn)是一個(gè)人內(nèi)在修養(yǎng)的反映，電話(huà)交流同樣可以給對(duì)方和其他在場(chǎng)的人，留下完整深刻的印象。一般認(rèn)為，一個(gè)人的電話(huà)形象如何，主要由他使用電話(huà)時(shí)的語(yǔ)言、內(nèi)容、態(tài)度、表情、舉止等多種因素構(gòu)成。那么怎樣給人一張得體的“聲音名片”呢。無(wú)論在哪里，接聽(tīng)電話(huà)最重要的是傳達(dá)信息，所以打電話(huà)時(shí)要目的明確，不要說(shuō)無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容。語(yǔ)氣要熱誠(chéng)、親切，口音清楚，語(yǔ)速平緩。電話(huà)語(yǔ)言要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、得體。音調(diào)要適中，說(shuō)話(huà)的態(tài)度要自然。
假如主動(dòng)給對(duì)方打電話(huà)，要選擇好通話(huà)時(shí)間，不要打攪對(duì)方的重要工作或休息。通話(huà)時(shí)間的長(zhǎng)短要控制好，不要不顧對(duì)方的需要，電話(huà)聊起來(lái)沒(méi)完。假如對(duì)方當(dāng)時(shí)不方便接聽(tīng)電話(huà)，要體諒對(duì)方，及時(shí)收線(xiàn)，等時(shí)間合適再聯(lián)絡(luò)。
接聽(tīng)電話(huà)時(shí)注重接聽(tīng)要及時(shí)，應(yīng)對(duì)要謙和，語(yǔ)調(diào)要清楚明快。假如對(duì)方要留口信，一定問(wèn)清楚姓名、電話(huà)等細(xì)節(jié)，免得耽誤別人的事情，然后及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)。
注意打電話(huà)的時(shí)間
在打電話(huà)時(shí)，假如尊重對(duì)方，禮貌熱情，會(huì)給對(duì)方良好的印象。通話(huà)應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，無(wú)緊急情況，一般，白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后)，夜間則在21點(diǎn)以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節(jié)，不應(yīng)在中午打電話(huà)。一般通話(huà)時(shí)間以3～5分鐘為宜，盡量提高通話(huà)效率，減少占用時(shí)間。
使用電話(huà)應(yīng)做好充分的預(yù)備。通話(huà)以前，應(yīng)對(duì)談話(huà)內(nèi)容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達(dá)意、結(jié)結(jié)巴巴的通話(huà);電話(huà)機(jī)旁應(yīng)備有記事簿，以免需要記錄時(shí)忙亂而耽擱對(duì)方的時(shí)間。
向外打電話(huà)時(shí)，應(yīng)記準(zhǔn)電話(huà)號(hào)碼，以免打錯(cuò)。假如撥錯(cuò)號(hào)碼，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼�，不可隨手掛機(jī)。撥通后，首先應(yīng)說(shuō)“你好!”然后迅速通報(bào)自己的單位，必要時(shí)還應(yīng)報(bào)上自己的姓名;再告訴接電話(huà)的人你要找的是誰(shuí)：“請(qǐng)麻煩您找一下××先生聽(tīng)電話(huà)，謝謝。”如對(duì)方答應(yīng)找人后，應(yīng)手持聽(tīng)筒靜候，不要在此時(shí)離開(kāi)或做其它的事。對(duì)方告訴你要找的人不在時(shí)，切不可當(dāng)即掛斷，而應(yīng)當(dāng)說(shuō)“謝謝，打攪了!”或請(qǐng)對(duì)方幫助傳達(dá)：“假如可以的話(huà)，能不能麻煩您轉(zhuǎn)他……”等。若對(duì)方答應(yīng)你的請(qǐng)求，應(yīng)表示感謝;假如要找的人接電話(huà)，應(yīng)先致以簡(jiǎn)短的禮貌的問(wèn)候，而后進(jìn)入正式談話(huà)。
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