探究論檔案管理信息化建設(shè)
【摘要】當(dāng)前我國(guó)正處于社會(huì)的轉(zhuǎn)型時(shí)期，現(xiàn)代信息技術(shù)已成為推動(dòng)當(dāng)代中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不竭動(dòng)力，信息資源也開(kāi)始成為中國(guó)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步到新時(shí)期的戰(zhàn)略資源。以我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)管理為研究對(duì)象，文章分析了其目前狀況和存在理由，并提出了相應(yīng)的策略和倡議，以推動(dòng)檔案管理信息化推進(jìn)的建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);檔案管理;信息化建設(shè)
一、緒言
檔案是人們現(xiàn)實(shí)生活的真實(shí)記錄，也是國(guó)家信息資源的重要組成部分。作為原始信息的重要組成部分，檔案信息能在現(xiàn)代社會(huì)中發(fā)揮著巨大的作用。文章認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)而且實(shí)用的管理工作，還有信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能推動(dòng)企業(yè)檔案管理發(fā)展迅速。文章以我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)的管理為研究對(duì)象，通過(guò)分析其目前狀況和理由，提出了相應(yīng)的策略和倡議。
二、現(xiàn)代檔案管理信息建設(shè)重要性
首先，能使文件檢索和使用更方便。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的幫助下，先進(jìn)的管理策略可將傳統(tǒng)的手工查詢(xún)文件的數(shù)據(jù)模式轉(zhuǎn)變成檔案信息處理模式，電子目錄的使用和以電子文件的形式歸檔，能創(chuàng)造出一個(gè)方便的現(xiàn)代電子檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)，在查找過(guò)程中，工作人員只需輸入相關(guān)的詞，就可以很快在PC、平板電腦乃至手機(jī)的屏幕上顯示相關(guān)信息。這種智能化、移動(dòng)化的快速信息檢索策略，可以提高查詢(xún)效率，應(yīng)用范圍廣，并可使用電子加密技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案信息作安全處理。
其次，能使檔案信息存儲(chǔ)工作走向無(wú)限性。通過(guò)限制空間等因素，許多可以反應(yīng)生產(chǎn)、科研活動(dòng)過(guò)程中并具有一定價(jià)值的檔案很難有效被利用。因?yàn)闄n案文件分類(lèi)復(fù)雜，特別是一些常見(jiàn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)必須要保存大量的檔案材料，如果你選擇傳統(tǒng)的文件儲(chǔ)存策略，就要用到很大的庫(kù)存。加上傳統(tǒng)的檔案管理工作存在查詢(xún)效率低、立卷工作困難等理由，而現(xiàn)代信息檔案管理能充分利用電子空間的無(wú)限存儲(chǔ)性，通過(guò)PC、平板電腦和手機(jī)等多種終端，實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位無(wú)紙化數(shù)據(jù)庫(kù)的管理模式。
三、當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息建設(shè)目前狀況與理由
當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息建設(shè)工作中遇到了許多瓶頸與理由，我們必須要正確認(rèn)識(shí)自身的缺陷不足，才能真正做到有的放矢，文章分析了當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息建設(shè)目前狀況與理由。
首先，思想觀(guān)念落后直接制約著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，但我國(guó)很多檔案管理人員思想守舊，仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，他們認(rèn)為檔案管理不過(guò)是為了實(shí)現(xiàn)“管理”而管理，缺乏相應(yīng)的開(kāi)發(fā)理念和服務(wù)意識(shí)，認(rèn)為只要管理得當(dāng)就沒(méi)理由，然而，這些傳統(tǒng)思想?yún)s阻礙了現(xiàn)代檔案管理信息建設(shè)水平的提高。
其次，中國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的資金投入較少。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)需要大量資金投資和硬件設(shè)施，并要確保內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)正常，加強(qiáng)信息安全和保護(hù)工作等，這都要花費(fèi)大量的錢(qián)。但在現(xiàn)實(shí)中，大多數(shù)商業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者因?yàn)橹匾暢潭炔粔颍砸度氪罅抠Y金建設(shè)信息是很困難的，也不能有效地開(kāi)展后期工作。
再次，缺乏檔案信息建設(shè)人才。人才是一切技術(shù)的支柱，然而，人力資源已成為目前我們國(guó)家檔案信息化建設(shè)工作的一大障礙，我國(guó)信息化建設(shè)缺乏人才，特別是檔案信息人才越來(lái)越少，而且許多現(xiàn)有的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，趕不上信息化的發(fā)展步伐，不能滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案建設(shè)的需求和發(fā)展。
四、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)路徑
我國(guó)企業(yè)檔案管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)必定是走上信息建設(shè)的道路，但如何提高檔案管理信息建設(shè)工作的有效性，應(yīng)從以下幾個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的需要。
首先，轉(zhuǎn)變觀(guān)念，把傳統(tǒng)理念變?yōu)楝F(xiàn)代創(chuàng)新思想。我們說(shuō)的傳統(tǒng)檔案管理模式在邁向信息建設(shè)的發(fā)展方向中，必定會(huì)發(fā)生思想的碰撞，但要解決理由的關(guān)鍵，需要從決策者開(kāi)始，也就是說(shuō)，要得到企業(yè)管理者的重視。我們可以通過(guò)明確檔案信息化建設(shè)的重要作用以引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而使領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)現(xiàn)企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理存在漏洞，需要轉(zhuǎn)變管理模式。
其次，要積極探索電子檔案管理工作。企業(yè)檔案管理部門(mén)要盡早做好電子文件信息的歸檔與收集，及時(shí)建設(shè)企業(yè)電子檔案管理中心，這是企業(yè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)的一種制度創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理部門(mén)這樣的管理中心，可以解決數(shù)字企業(yè)電子檔案歸檔的根本理由，并將所有電子信息集成到檔案管理部門(mén)，實(shí)現(xiàn)檔案管理多終端實(shí)現(xiàn)服務(wù)。
最后，由于檔案信息工作是一個(gè)技術(shù)程度較高的管理工作，除了掌握相關(guān)的檔案管理理論，還要熟悉計(jì)算機(jī)操作，然而，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，我們必須高度重視人才隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)重視信息管理人才的培養(yǎng)，并滿(mǎn)足其建設(shè)的需求。企業(yè)可為一些在職的檔案管理人員加強(qiáng)其繼續(xù)教育工作，給他們提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使他們能始終保持其領(lǐng)域內(nèi)的最新專(zhuān)業(yè)技能，以確保檔案管理人員具有足夠的信息素養(yǎng)，能出色地完成企業(yè)檔案信息管理的工作。
五、結(jié)語(yǔ)
總的來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案管理的思想，構(gòu)建了周?chē)h(huán)境的檔案管理和檔案模式。信息化建設(shè)也為企事業(yè)單位的檔案開(kāi)發(fā)利用提供了更方便的服務(wù)，從而為檔案在社會(huì)活動(dòng)中發(fā)揮更大的作用，加強(qiáng)社會(huì)信息的傳播和共享。
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