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論現(xiàn)代企業(yè)管理制度下公文管理與保密工作
摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，各企業(yè)間的交流與合作逐步加強(qiáng)，辦公室工作作為企業(yè)內(nèi)部一項主要的日常工作，是企業(yè)工作中不可或缺的助手，也是企業(yè)之間相互聯(lián)系的重要紐帶。辦公室文書工作的質(zhì)量和速度直接關(guān)系到辦公室工作的效率和質(zhì)量，因此，必須做好公文管理與保密工作。本文將從當(dāng)前公文管理的現(xiàn)狀為角度出發(fā)，探討在現(xiàn)代企業(yè)管理制度下，如何做好公文管理與保密工作。
關(guān)鍵詞：公文管理 保密工作 現(xiàn)狀 重要性 措施 管理制度
引言
公文是在企業(yè)日常的工作中形成的，作為一種可供日后查找、翻閱的重要文字材料，是企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部用來記錄企業(yè)中的日常情況、聯(lián)系工作、信息傳遞的重要文字依據(jù)，是企業(yè)管理與發(fā)展中的不可缺少的助手。所以，科學(xué)地做好公文管理與保密工作，有利于及時解決企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)問題，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部上級領(lǐng)導(dǎo)與下級員工之間的密切聯(lián)系，促進(jìn)企業(yè)工作的順利、有序開展。企業(yè)的工作人員必須意識到公文管理與保密工作在整個企業(yè)發(fā)展中的重要作用，正確分析當(dāng)前公文管理與保密工作的現(xiàn)狀，針對公文管理與保密工作中普遍存在的問題提出如何加強(qiáng)公文管理與保密工作的有效舉措。具體分析如下：
一、公文管理與保密工作的概述、重要性及特點(diǎn)
1、公文管理與保密工作的概述和重要性
公文主要是在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間的相互交流與工作中形成的一種文字材料，在當(dāng)前的企業(yè)工作中被廣泛使用，是企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間用來傳達(dá)命令、表達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理問題的重要的文字依據(jù)，是企業(yè)的一項非常重要的日常工作。
公文管理與保密工作作為其中一項重要的內(nèi)容，也是整個公文工作的核心與關(guān)鍵。公文管理與保密工作，發(fā)揮著企業(yè)章程的規(guī)范作用，在書面形式上具有極強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)作用，能加強(qiáng)企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系，有效地傳達(dá)信息，是企業(yè)相關(guān)規(guī)范的重要憑證和記載工具。因此，企業(yè)及文書工作人員必須要充分認(rèn)識到公文管理與保密工作的重要性，做好公文管理與保密工作，不斷完善該環(huán)節(jié)，提高企業(yè)工作的效率和質(zhì)量。
2、公文管理與保密工作的特點(diǎn)
第一，公文管理與保密工作具有較強(qiáng)的法定性。對于企業(yè)的公文管理與保密工作，必須要有法定的權(quán)威和效用，所做出的文書必須有明確的簽章，符合文書特有的結(jié)構(gòu)。從文書的機(jī)密性質(zhì)來講，企業(yè)公文分為保密文件、內(nèi)部文件和對外公布的文件，針對不同的文件類型，應(yīng)該制定不同的保密措施，嚴(yán)格遵循企業(yè)公文的等級劃分類型，做好公文管理與保密工作。
第二，公文管理與保密工作具有廣泛的使用性。由于公文管理工作和保密工作是企業(yè)日常運(yùn)行中的一項重要工作，因此，被廣泛應(yīng)用到企業(yè)運(yùn)行的各個環(huán)節(jié)，是企業(yè)成立與發(fā)展必不可少的重要舉措。
第三，公文管理與保密工作具有嚴(yán)格的規(guī)范性。對于公務(wù)管理來講，必須形成嚴(yán)格的規(guī)范體系。首先對于公文撰寫方面必須嚴(yán)格要求，要準(zhǔn)確地把握實(shí)際，簡明扼要地傳達(dá)信息，及時有效地進(jìn)行收發(fā)，而且要符合規(guī)定的格式要求，在撰寫完畢后，要進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范的備案、傳閱、歸檔以及檢閱和收發(fā)等工作。對于保密工作來講，更要求要具有嚴(yán)格的規(guī)范性。由于公文工作的環(huán)節(jié)眾多，因此，泄密的可能性就進(jìn)一步增強(qiáng)，因此，保密工作必須有嚴(yán)格的規(guī)范，做好每一個環(huán)節(jié)的保密工作，防止企業(yè)的機(jī)密信息流失，造成企業(yè)損失。
第四，公文管理與保密工作具有較強(qiáng)的時效性。企業(yè)處于不斷變化與發(fā)展的狀態(tài)，因此，公文管理與保密工作必須及時、有效地進(jìn)行，不能有拖拉和積壓的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成文件傳達(dá)出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，從而導(dǎo)致企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量的降低。
二、公文管理與保密工作的現(xiàn)狀
公文管理與保密工作對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用，因此，必須做好公文管理與保密工作。然而，當(dāng)前在一些企業(yè)中，在公文管理與保密工作中存在許多問題。下面，將以某企業(yè)為例，進(jìn)行說明。具體如下：
1、職責(zé)劃分不清
由于在公文管理過程中所涉及的環(huán)節(jié)過多，造成了公文管理過程中出現(xiàn)職責(zé)混亂的現(xiàn)象，造成職責(zé)濫用，有的環(huán)節(jié)多個人負(fù)責(zé)，有的環(huán)節(jié)則出現(xiàn)無人監(jiān)管，使企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量嚴(yán)重降低。例如，在該企業(yè)中，相關(guān)的檢查和監(jiān)督體系人員安排較少，造成員工可以隨意查閱文件，對公文的保密環(huán)節(jié)的人員安排不合理，存在泄密的潛在危險。
2、公文管理體系不健全
公文管理體制主要是通過一系列的程序相互配合和連接，在文書的擬制和管理的工作當(dāng)中發(fā)揮重要作用。例如在該企業(yè)中，主要包括了文件的收發(fā)、分送以及相關(guān)的登記，文件的擬辦和承辦，以及相關(guān)的催辦，會議電話的記錄和整理工作，文件材料的歸卷、調(diào)閱和整理工作。但是，在該企業(yè)中，缺少了文件的制作和核對檢查階段，使一些文件資料的記載出現(xiàn)錯誤，對之后的查閱造成巨大的困擾，在會議電話的記錄和整理環(huán)節(jié)常出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，或者對有關(guān)內(nèi)容記錄不準(zhǔn)確，造成關(guān)鍵信息的丟失，嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益。這些都屬于公文管理體制的內(nèi)容，因此，當(dāng)前的公文管理體系不健全，有待進(jìn)一步完善。
3、保密力度不夠
在企業(yè)內(nèi)部，不同的文件資料的保密性質(zhì)不同，其中的絕密公文、機(jī)密公文和秘密公文都屬于嚴(yán)格保密的范圍，可以閱讀的群體屬于公司內(nèi)部中極少數(shù)的人員。在這些秘密公文中，大多涉及企業(yè)的機(jī)密和核心，一旦泄露，可能會給企業(yè)造成嚴(yán)重的不良影響和危害。但在該企業(yè)中，對該類文件資料的保密力度不夠，對文件閱讀群體的范圍把握不清楚，常會出現(xiàn)機(jī)密文件被普通人員所閱讀的現(xiàn)象。其他還有三類公文類型，分別為內(nèi)部公文、國內(nèi)公文和公開公文。對于內(nèi)部公文，所閱讀的群體范圍只能是本企業(yè)內(nèi)部的工作人員，對于國內(nèi)公文和公開公文，所相關(guān)的保密力度就有所降低。該企業(yè)對各類公文的保密力度不夠，是企業(yè)發(fā)展?jié)撛诘木薮箅[患，嚴(yán)重影響企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。
在國內(nèi)發(fā)生過的巨大信息泄露案，直接導(dǎo)致國家機(jī)密大量流失。最后，經(jīng)過不斷的深入探討和研究，最終發(fā)展，造成信息泄露的原因是因為該國家機(jī)關(guān)保密措施不嚴(yán)密，保密力度不夠，最終導(dǎo)致機(jī)密外泄，給國家造成了巨大損失。該案例應(yīng)該引起各大企業(yè)的足夠重視。
4、公文歸檔制度不完善
通過公文歸檔制度，能夠方便企業(yè)在日后進(jìn)行查找和翻閱。有效的公文歸檔制度，能夠節(jié)省很多時間，在大量的不同文件資料中迅速查找到所要找的公文。然而在當(dāng)前的企業(yè)內(nèi)，對于歸檔制度沒有嚴(yán)格的規(guī)范要求，對文件的標(biāo)記不準(zhǔn)確，造成有的公文無法歸類，公文關(guān)鍵信息的缺失。
5、公文管理與保密工作存在問題
公文工作的基本要求要求公文必須及時、迅速的制作和傳達(dá)，堅決反對拖拉和積壓現(xiàn)象。對于公文制作必須準(zhǔn)確、周密，堅決不收發(fā)質(zhì)量不合格的公文。然而，在當(dāng)前的企業(yè)中，很多公文都無法按照該標(biāo)準(zhǔn)來制作和收發(fā)，大量的公文格式不合格，嚴(yán)重降低企業(yè)的工作質(zhì)量。
三、如何完善公文管理與保密工作
公文管理與保密工作對于提高企業(yè)的工作效率和質(zhì)量具有極其重要的作用，因此，必須實(shí)施有效措施，完善公文管理與保密工作，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。下文將通過對某企業(yè)在該方面的有力措施進(jìn)行分析和總結(jié)，具體措施如下：
1、充分認(rèn)識到公文管理與保密工作重要性
首先，必須使企業(yè)與相關(guān)的工作人員認(rèn)識到公文管理與保密工作的重要性。該企業(yè)在日常的工作中做好強(qiáng)調(diào)和宣傳工作，增強(qiáng)員工對該類工作的意識，從而貫徹到自己的日常行為工作中。在該企業(yè)中，開設(shè)了相關(guān)的宣傳課程，在課程中加大宣傳工作，不斷增強(qiáng)企業(yè)員工的管理與保密意識，自覺遵守相關(guān)的規(guī)范，促進(jìn)企業(yè)工作效率與質(zhì)量的提高。
2、提高公文管理與保密人員的素質(zhì)和能力
公文管理與保密工作需要相關(guān)的從業(yè)人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和個人修養(yǎng)，對于如何提高公文管理與保密工作人員的素質(zhì)與能力，該企業(yè)主要從以下兩個方面著手，具體包括：第一方面，加強(qiáng)該類人員的選拔，嚴(yán)格選拔程序和相關(guān)規(guī)范，對該類人才提出更高的專業(yè)要求，在該企業(yè)中，當(dāng)前想要報考該類工作的人員要求，必須要進(jìn)行過系統(tǒng)的公文管理專業(yè)的學(xué)習(xí)，具有過硬的專業(yè)知識的優(yōu)秀人才具有優(yōu)先錄用的資格。同時，在人才選拔方面，注重對人才個人素養(yǎng)的考察，要求相關(guān)的人員能夠保證文件的保密性。另一方面，該企業(yè)注重對該類人才的培養(yǎng)。定期組織相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷完善他們在工作中的工作能力，提高工作修養(yǎng)，在不斷的學(xué)習(xí)中提高工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)不斷的優(yōu)化發(fā)展。
3、完善公文管理與保密工作體系
在該企業(yè)中，通過不斷的改革與創(chuàng)新，當(dāng)前建立起相對完善的公文管理與保密工作體系，提高了企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，具體包括：第一，在管理體制上，建立了完善的分工體制，加強(qiáng)企業(yè)的總體領(lǐng)導(dǎo)，在總的領(lǐng)導(dǎo)下，建立嚴(yán)格明確的分工體制，保證每一個環(huán)節(jié)都有工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，建立完善的責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制和個人責(zé)任制相結(jié)合的管理體制，促進(jìn)各個環(huán)節(jié)能夠合理分配、嚴(yán)格分工。第二，不斷規(guī)范整個業(yè)務(wù)的流程，從文件的收發(fā)、登記和分送開始，到文件的擬辦和催辦，再到文件的制作和檢查核對，以及對文件資料進(jìn)行歸卷、調(diào)閱和整理工作都形成了完整的體系，建立起完善的管理業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步保證每個環(huán)節(jié)的明確分工，使得各個工作人員各司其職。第三，保證企業(yè)不斷給該項領(lǐng)域投入資金，通過建立現(xiàn)代化的信息檢查系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化的管理。例如，在企業(yè)中給相關(guān)員工辦理查閱卡和指紋解鎖閱讀，通過現(xiàn)代化的技術(shù)來高效地進(jìn)行身份的確認(rèn)。在大量資金的支持下，保證該類工作能夠快速、高效的積極開展。
4、做好公文歸檔工作
公文管理與保密工作是文書學(xué)和檔案學(xué)的結(jié)合，公文工作是在企業(yè)日常的工作中形成和使用的文字材料，是對企業(yè)的各類情況的記錄的文字依據(jù)。作為一種穩(wěn)定的文字資料，對日后的查找和翻閱中起到巨大作用，因此為方便日后的工作，必須做好公文的歸檔工作。在企業(yè)日常工作中，通過完善公文的標(biāo)記措施，對各類公文的標(biāo)記都要求有嚴(yán)格的規(guī)范格式，確切做好該類工作。具體如下：在發(fā)文字號方面，應(yīng)該嚴(yán)格按照相應(yīng)規(guī)范要求制作，同時，確定該類公文屬于何種密級等級，根據(jù)不同的密級等級進(jìn)行歸納整理，在大的方面歸類后，再根據(jù)各個文件的序號進(jìn)行有效的編排，標(biāo)注好公文的時效，包括：急件、緊急件、特急件和限時送達(dá)的公文，來突出文件的重要性和緊急性。
5、正確對待不同公文的保密工作
在加強(qiáng)保密工作力度的同時，應(yīng)該正確區(qū)分不同的公文保密級別，根據(jù)不同的公文采取不同的保密措施，實(shí)現(xiàn)保密工作的進(jìn)一步完善。該企業(yè)建立了嚴(yán)格的密級保密措施，具體包括：對于絕密公文，因為其具有較高絕密性，因此只有企業(yè)的董事會可以閱讀查看，是屬于企業(yè)內(nèi)部最高的保密公文。對于機(jī)密公文，也具有較高的保密性，相對于絕密公文所閱讀的群體稍有擴(kuò)大，也屬于企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)格保密的公文。對于秘密公文，可以閱讀的群體屬于企業(yè)的高層管理人員，因此在流通范圍上采取切實(shí)的控制和把握。對于內(nèi)部公文，可閱讀的群體范圍更廣，只要保證內(nèi)部公文不向外部流通即可。對于國內(nèi)公文，應(yīng)該保證該類公文不向國外流通，防止信息泄露。對于公開公文，則沒有任何的限制，所有的人都可以進(jìn)行閱讀和查看，因此對于該類文件只要做好文件的歸案即可。
6、建立及時的報告考核制度
在該企業(yè)中，建立了及時的報告考核制度。通過對公文資料進(jìn)行定期的查看和翻閱，及時進(jìn)行相應(yīng)的匯總，組織報告會，通過這種形式進(jìn)一步促進(jìn)該類工作的優(yōu)化發(fā)展，能夠督促相關(guān)工作人員認(rèn)真工作。同時，建立了嚴(yán)格的考核制度，通過對公文管理與保密工作人員的考核，可以促進(jìn)他們進(jìn)一步發(fā)展自己，提升個人能力和素質(zhì)，督促工作人員不斷進(jìn)步，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)工作，提高企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
7、建立有效的公文利用監(jiān)督體制
在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)對公文查找和翻閱的資格的審查，在一定程度上減少企業(yè)信息的泄密現(xiàn)象，在公文流通的范圍內(nèi)，建立可靠的監(jiān)督體制，防止秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件的信息丟失，建立有效的公文利用監(jiān)督體制，對于企業(yè)的長期發(fā)展非常有必要。此外，應(yīng)注重有大量的資金做支撐，加強(qiáng)引入高科技設(shè)備，采用實(shí)名制閱讀，通過給每個員工配備一卡通等高科技設(shè)備，對閱讀對象有要求的公文，能夠在最大程度上保證公文的機(jī)密性。
四、結(jié)論
經(jīng)濟(jì)和科技的迅速發(fā)展，要求企業(yè)必須適應(yīng)時代的發(fā)展，提高企業(yè)的公文管理與保密工作。本文中通過對當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)管理制度下如何做好公文管理與保密工作進(jìn)行分析和探討，提出了一系列的有效措施。通過建立完善的公文管理與保密工作體系，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，做好相關(guān)的歸檔工作，建立健全的監(jiān)督體制等，提高企業(yè)的工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的優(yōu)化發(fā)展。
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