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試論大學(xué)中文醫(yī)學(xué)圖書復(fù)本的控制
論文摘要：圖書復(fù)本控制是轉(zhuǎn)型時期亟待解決的問題，如何科學(xué)合理的達(dá)到既控制復(fù)本，又較好適應(yīng)讀者的借閱需求，對于圖書館節(jié)約辦館。提高效益有重要意義。一個效率高的圖書館能夠達(dá)到節(jié)約資金與優(yōu)質(zhì)服務(wù)的結(jié)合。因此，立足于提高管理效率，研究大學(xué)圖書復(fù)本的控制。
論文關(guān)鍵詞：大學(xué)圖書館 中文醫(yī)學(xué)圖書 復(fù)本控制
控制(contro1)被看作一種過程，管理者通過它去規(guī)范個人和團(tuán)體的活動，使其和組織的目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)一致的。圖書復(fù)本控制是轉(zhuǎn)型時期圖書館亟待解決的問題，如何科學(xué)合理的達(dá)到既控制復(fù)本，又較好適應(yīng)讀者的借閱需求，對于圖書館節(jié)約辦館，提高效益有重要意義。
1、大學(xué)中文醫(yī)學(xué)圖書復(fù)本過剩基本情況
大學(xué)中文醫(yī)學(xué)圖書復(fù)本過剩的基本表現(xiàn)為：藏書復(fù)本量分配不均，復(fù)本在某些區(qū)域過度集中，但利用率不高。特殊醫(yī)學(xué)領(lǐng)域，例如法醫(yī)學(xué)、軍事醫(yī)學(xué)，版本過于陳舊，是讀者意見的焦點。圖書館對院(系)課程設(shè)置變化信息、讀者需求變化信息不敏感，影響文獻(xiàn)配置工作的正確決策。以及文獻(xiàn)采訪中對復(fù)本數(shù)的主觀臆斷，圖書館開放度不夠，為社區(qū)服務(wù)工作薄弱，文獻(xiàn)時效性強，很短時間內(nèi)被讀者淘汰，這些都是可能的原因�？梢钥闯觯吭黾游墨I(xiàn)復(fù)本保障信息提供，會潛藏著資源浪費的極大風(fēng)險。醫(yī)學(xué)教材及配套用書的讀者利用率最高，但醫(yī)學(xué)紙質(zhì)文獻(xiàn)的增長速度是極快的，醫(yī)學(xué)教材及配套用書版本更新接近一年一次，增加了復(fù)本被淘汰的幾率。
設(shè)置圖書復(fù)本是為了防止圖書供不應(yīng)求狀況的出現(xiàn)，增加館藏信息資源的復(fù)本，必然會減少館藏文獻(xiàn)的品種。另外，影響圖書復(fù)本的因素是多元的，不確定的，每種書的復(fù)本需求都在發(fā)生著動態(tài)的變化，制定書刊復(fù)本標(biāo)準(zhǔn)以及各類藏書的流通借閱率，都只關(guān)系到具體部門的操作，對于圖書復(fù)本控制的研究顯然不具有普遍意義。復(fù)本控制的理想狀態(tài)是沒有復(fù)本，即”0復(fù)本”。西方發(fā)達(dá)國家和香港等發(fā)達(dá)地區(qū)大學(xué)圖書館在沒有圖書復(fù)本的情況下，圖書利用率一般都要超過100%，實現(xiàn)低投入，高效益(和效益)產(chǎn)出口。我國普通大學(xué)圖書館暫時還做不到零復(fù)本，但是一個管理效率高的圖書館能夠達(dá)到節(jié)約資金與優(yōu)質(zhì)服務(wù)的結(jié)合，從而擺脫圖書復(fù)本控制的被動狀況。因此本文立足于提高管理效率，研究醫(yī)學(xué)圖書復(fù)本控制的方法。
運用預(yù)設(shè)在圖書館管理集成系統(tǒng)中的催還、預(yù)約功能模塊，加大圖書館催還、預(yù)約工作的力度讀者不按期歸還圖書，是圖書館讀者服務(wù)工作中經(jīng)常遇到的問題，圖書在一個讀者手中滯留時間過長，降低了文獻(xiàn)周轉(zhuǎn)率，有些時效性強的圖書，長時間超期不還，很快成了過期圖書，造成了資源的浪費。預(yù)約服務(wù)則是瀆者在所需圖書全部借出的情況下，向圖書館登記預(yù)約，待圖書歸還后由圖書館根據(jù)預(yù)約先后順序通知讀者借書的服務(wù)方式。
醫(yī)學(xué)圖書催還及預(yù)約工作的開展能夠讓更多的人及時看到醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)，減少復(fù)本需求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在圖書館的應(yīng)用使圖書的催還與預(yù)約簡便而快捷，有了廣泛開展兩項工作的前提。運用推送技術(shù)(Push Technology)提供信息服務(wù)，是近年來個性化信息服務(wù)中的重要形式，分為兩大類：一類是借助郵箱并依賴于人工參與的信息推送服務(wù);另一類是由智能軟件完成的全自動化的信息推送服務(wù)，多數(shù)大學(xué)圖書館運用的是第一類。運用計算機(jī)系統(tǒng)中的主動推送軟件，我們要注意幾點：
�、偌訌妶D書館自助服務(wù)項目的宣傳和：在高層次的白助服務(wù)，如自助借閱方面，一般大學(xué)還達(dá)不到要求，但網(wǎng)上預(yù)約、網(wǎng)上續(xù)借、聯(lián)機(jī)目錄系統(tǒng)(OPAC)檢索的自助服務(wù)都可以開展。我們除了開展文檢課，設(shè)置觸摸屏指引，張掛宣傳圖、張貼宣傳欄，進(jìn)行網(wǎng)上導(dǎo)航以外，圖書流通部門的工作人員在圖書借閱服務(wù)中，還可以把圖書館網(wǎng)頁打開，給讀者作網(wǎng)上預(yù)約、網(wǎng)上續(xù)借、聯(lián)機(jī)公共目錄系統(tǒng)(OPAC)檢索的示范;
②研究和選取適宜的圖書館和用戶交流的模式。由于電子郵箱在讀者群中普及，我們可以采用電子郵箱與預(yù)約、催還軟件的結(jié)合，把信息群發(fā)給讀者;
�、圩龊们捌谧x者信息的錄入工作，詳細(xì)錄入讀者登記信息是進(jìn)行主動推送服務(wù)的基礎(chǔ)性工作;
�、茏⒅剡^程控制，提前調(diào)閱催還清單、預(yù)約圖書到館清單，及時發(fā)送催還通知郵件、預(yù)約圖書到館通知郵件，做好到館預(yù)約圖書的留存工作;
�、菰谶\用好目前的系統(tǒng)的同時，積極尋求更高技術(shù)含量的方法。
網(wǎng)絡(luò)下圖書的催還、預(yù)約作為我國大學(xué)圖書館流通服務(wù)工作中的一種新生事物，對于它的重要意義以及工作方法還沒有取得圖書館員的共識，很多基礎(chǔ)性的工作沒有開展。向圖書催還、預(yù)約工作的理想狀態(tài)邁進(jìn)，我們只能一步一步的來，但目前我們的很多工作還達(dá)不到現(xiàn)階段的要求。圖書流通部門要對催還、預(yù)約以及系統(tǒng)中其他的新型管理和服務(wù)流程制定統(tǒng)一的規(guī)則，并把其制度化。
2、流通館員承擔(dān)即時參考咨詢工作
參考館員隨著參考咨詢服務(wù)工作的發(fā)展而產(chǎn)生，距今已有120多年的。西方大學(xué)能實現(xiàn)零復(fù)本的高利用率，他們的做法之一就是極為重視參考咨詢工作。圖書館的學(xué)科館員都需輪流在大廳的咨詢處接待讀者，讀者怎樣利用圖書館，怎樣查找圖書。咨詢臺前往往會出現(xiàn)讀者排隊的現(xiàn)象。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代以來，圖書館又十分重視在網(wǎng)上開展虛擬參考咨詢工作，并向”一站式“信息服務(wù)發(fā)展。從單一性服務(wù)到多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。
流通館員在借閱工作中，要以良好的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)技能做好即時參考咨詢工作，要能夠幫助和指導(dǎo)讀者進(jìn)行書目查詢，并注意了解讀者意見，及時反饋給有關(guān)部門。另外，應(yīng)抽調(diào)專人做好部門的網(wǎng)上虛擬參考咨詢工作，可以考慮創(chuàng)建讀者QQ群，由管理員來解答咨詢，QQ作為一款優(yōu)秀的即時通訊軟件，其功能基本都可以滿足網(wǎng)上參考咨詢的要求。流通館員承擔(dān)即時參考咨詢工作，能夠幫助讀者解決利用圖書館遇到的問題，盤活館藏，使更多館藏進(jìn)人流通渠道，達(dá)到提高讀者利用圖書的效率與復(fù)本壓縮的動態(tài)平衡。
3、推進(jìn)圖書為社區(qū)服務(wù)工作和加強宣傳
擴(kuò)大圖書利用阮岡納贊五原則至今對圖書館工作仍具有指導(dǎo)意義，其中有”書是為了用的”(Books ale for use)。醫(yī)學(xué)事業(yè)飛速發(fā)展，信息量日益增多，知識更新頻率加快，醫(yī)務(wù)工作者對醫(yī)學(xué)信息需求與日俱增，圖書館要面向以靈活多樣的形式主動為用戶服務(wù)。在為讀者服務(wù)工作上，要由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，由點對點服務(wù)向鏈?zhǔn)椒⻊?wù)轉(zhuǎn)變，由局部服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)轉(zhuǎn)變。醫(yī)院圖書館作為為醫(yī)務(wù)人員提供醫(yī)學(xué)信息、更新知識的主要渠道之一，自然而然地?fù)?dān)負(fù)起為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理提供服務(wù)，增強醫(yī)院創(chuàng)新力的重任。
大學(xué)醫(yī)學(xué)圖書館要加強與社區(qū)聯(lián)系，擴(kuò)大圖書利用面，要為各醫(yī)療機(jī)構(gòu)主動服務(wù)。例如：辦理借閱證件，提供醫(yī)學(xué)新書信息，代查代譯，項目查新，文獻(xiàn)傳遞等服務(wù)。為社區(qū)居民提供閱讀、休閑場所，幫助獲取醫(yī)療知識。在中我們也發(fā)現(xiàn)，一般的醫(yī)學(xué)論著利用率偏低，限制了醫(yī)學(xué)師生知識面的拓寬，我們可以進(jìn)行開列必讀書目，設(shè)立專架展示等來加大這部分圖書的宣傳。
4、建立較靈敏的信息需求反饋機(jī)制
控制復(fù)本，是為了節(jié)約文獻(xiàn)購買費用，增加圖書品種。要減少復(fù)本又不影響讀者服務(wù)，就要提高信息需求反饋機(jī)制反應(yīng)的速度、準(zhǔn)確度。圖書館要加強對院(系)資料員的業(yè)務(wù)管理，及時收集師生信息需求，形成一套工作制度。流通部門工作人員對有關(guān)讀者信息要有調(diào)查，有記錄，有專人及時反饋。文獻(xiàn)采編部門及時采集分析讀者對圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)、書面和口頭留言，收集之后不定期公布有關(guān)意見及辦理情況，促進(jìn)讀者參與圖書館工作的積極性。和很多公益性服務(wù)行業(yè)一樣，沒有服務(wù)對象的熱心關(guān)注和積極參與，就不能形成行業(yè)工作的良性循環(huán)。
5、嘗試圖書二次采購
優(yōu)質(zhì)的圖書采選，是圖書獲得較高的利用率和讀者滿足率的保證。圖書館學(xué)家唐斯(Robert.B.Downs)認(rèn)為，對于一個圖書館，”后人對我我們工作如有所褒貶，決不是因為完備的目錄，精密的分類方法，簡便的出納制度，或是完善的參考服務(wù)，而是針對藏書一究竟從我們的手中留下些什么?或是忽略掉什么?”圖書館要極為重視文獻(xiàn)采購工作，精選文獻(xiàn)，重視藏書質(zhì)量，要統(tǒng)一圖書訂購和圖書分類的標(biāo)準(zhǔn)，做好采購查重，驗收查重和編目查重工作，視具體情況區(qū)分新書和復(fù)本歸類，避免不必要的增加復(fù)本，在減少復(fù)本的同時，使圖書的品種得到增加。
大量的不同品種的文獻(xiàn)內(nèi)容之間存在一定程度的可替代性，必然會影響復(fù)本量需求，文獻(xiàn)復(fù)本量的需求必然會因文獻(xiàn)內(nèi)容可替代程度的高低而增減，有的甚至可以降至為零。判斷文獻(xiàn)內(nèi)容的可替代性有一定難度，我們可以先不進(jìn)行復(fù)本采購，而根據(jù)圖書投入使用后的情況，進(jìn)行二次采購。
據(jù)國外有關(guān)專家研究，當(dāng)前科技文獻(xiàn)的半衰期明顯縮短，科技文獻(xiàn)的平均壽命低于10年，其中50%以上為5年。大學(xué)圖書館醫(yī)學(xué)圖書的收藏和利用也呈現(xiàn)出時效性強，一定時期內(nèi)需求集中，需求量大的特點，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)復(fù)本的合理分配只是暫時的，隨著時間的推移，都會出現(xiàn)復(fù)本量超過實際需求的情況，多余的復(fù)本造成館藏積壓、浪費、醫(yī)學(xué)課本、配套習(xí)題集等版本更新較快，在一次采購、二次采購時既要注意讀者現(xiàn)時需求，也要考慮未來可能面臨的淘汰，對復(fù)本量有所控制。歸根結(jié)底，先進(jìn)的管理才是醫(yī)學(xué)圖書復(fù)本控制”以不變應(yīng)萬變”的解決之道。
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