論檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)中的保管費(fèi)用因素

論檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)中的保管費(fèi)用因素

檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)是檔案鑒定工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標(biāo)準(zhǔn)的因素是正確制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點(diǎn)。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)對(duì)影響檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的因素研究頗深，例如：文件的內(nèi)容、文件的來(lái)源以及社會(huì)需求等方面都已達(dá)成共識(shí)，但保管費(fèi)用因素卻是近些年來(lái)才提到的，并且隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來(lái)愈重要，重視和加強(qiáng)對(duì)保管費(fèi)用因素的研究有著重要的意義。

一、保管費(fèi)用的含義及與管理效益之間的關(guān)系

眾所周知，保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎(chǔ)，即有很多方面的費(fèi)用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會(huì)影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價(jià)值時(shí)必須考慮保管費(fèi)用因素。所謂保管費(fèi)用，是指對(duì)以后保管檔案過(guò)程中所需各種費(fèi)用的估計(jì)，它包括庫(kù)房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用和參考費(fèi)用。其中，庫(kù)房費(fèi)用是指建筑庫(kù)房所需的費(fèi)用；處理費(fèi)用是指每立方英尺文件對(duì)其進(jìn)行處理和編目所需的工時(shí)，它是檔案鑒定中的一個(gè)永恒的和決定性的因素；保護(hù)費(fèi)用是指文件在保護(hù)或修復(fù)過(guò)程中所需設(shè)備和材料的費(fèi)用。①由此，檔案人員必須權(quán)衡經(jīng)費(fèi)來(lái)源與所保存文件未來(lái)的用途。保存費(fèi)用與研究?jī)r(jià)值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個(gè)不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫(kù)房面積。同時(shí)，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價(jià)值低于保存所付出的代價(jià)時(shí)，亦只能忍痛割愛(ài)。

二、保管費(fèi)用是確定檔案鑒定原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)的重要因素

鑒定標(biāo)準(zhǔn)是人們?cè)阼b定活動(dòng)中應(yīng)用于對(duì)象的價(jià)值尺度和界限。這些標(biāo)準(zhǔn)不是檔案工作人員主觀隨意的產(chǎn)物，它是檔案工作人員在長(zhǎng)期的理論研究和實(shí)踐工作中總結(jié)出來(lái)的歷史性結(jié)論。因此，它是隨著社會(huì)的發(fā)展而不斷完善的，它的內(nèi)容是客觀的。長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)者對(duì)檔案屬性的標(biāo)準(zhǔn)以及主客體需要的標(biāo)準(zhǔn)都作了深入的研究，并對(duì)實(shí)際工作起到了指導(dǎo)和依據(jù)作用。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)，保存檔案的物質(zhì)條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時(shí)，考慮該檔案的利用價(jià)值與保存其所付出的費(fèi)用之間的比例。換言之，只有當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的利益，超過(guò)因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，它才具有保存價(jià)值。這就是近些年來(lái)國(guó)內(nèi)外檔案界提出的效益標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)的提出豐富了現(xiàn)時(shí)期的檔案鑒定理論，這是對(duì)謝倫伯格鑒定思想的進(jìn)一步發(fā)揚(yáng)。早在５０年代，謝倫伯格就認(rèn)為，任何一份檔案都可能在某個(gè)時(shí)候、某種場(chǎng)合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來(lái)。社會(huì)用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國(guó)檔案學(xué)者菲利普·鮑爾提出：“價(jià)值一定要同費(fèi)用放在一起權(quán)衡”。他指出：“一種嚴(yán)格而實(shí)在的費(fèi)用核算是所有例行鑒定工作的一個(gè)必要條件�！雹谠趪�(guó)內(nèi)，有許多檔案學(xué)者也提出了同樣的觀點(diǎn)�！稒n案工作基本知識(shí)》、《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提出了必須研究保存效益的觀點(diǎn)。馮惠玲教授亦認(rèn)為：“任何一個(gè)社會(huì)、任何一個(gè)國(guó)家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財(cái)力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久�！雹�

由此看來(lái)，保管費(fèi)用因素是確定檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)的重要因素，它體現(xiàn)了檔案保管必須注重效益的指導(dǎo)思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認(rèn)為，保管費(fèi)用作為鑒定的系數(shù)之一，會(huì)影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標(biāo)準(zhǔn)受到經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的影響。其實(shí)，鑒定本質(zhì)上是解決檔案數(shù)量的無(wú)限增長(zhǎng)性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個(gè)矛盾的最終解決體現(xiàn)的將是檔案管理的效益問(wèn)題，包括社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益兩部分。其中，社會(huì)效益在鑒定標(biāo)準(zhǔn)中主要是在檔案內(nèi)容屬性標(biāo)準(zhǔn)及主客體需要標(biāo)準(zhǔn)中體現(xiàn)。但是作為經(jīng)濟(jì)效益方面在前兩者中無(wú)法體現(xiàn)，所以，要想完整地體現(xiàn)檔案管理的效益必須使用反映量化經(jīng)濟(jì)效益的保管費(fèi)用因素，來(lái)作為衡量的客觀標(biāo)準(zhǔn)，這不但不會(huì)影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價(jià)值的最客觀的標(biāo)準(zhǔn)，它是完整的判定檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)中的不可分割的一部分。特別是對(duì)我國(guó)這樣的發(fā)展中國(guó)家而言，用量化的標(biāo)準(zhǔn)確切地體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益不僅是一種社會(huì)發(fā)展的必然，而且具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)檔案鑒定理論是一種豐富，同時(shí)，對(duì)目前經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時(shí)期的檔案工作解決一些實(shí)際性的問(wèn)題將起到不可忽視的依據(jù)作用。

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