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試論固定資產(chǎn)內(nèi)部控制完善的對策
摘 要:針對現(xiàn)有問題,提出固定資產(chǎn)內(nèi)部控制要素和流程的完善對策。
關(guān)鍵詞:固定資產(chǎn);內(nèi)部控制;完善對策
一、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制要素完善對策
(一)控制環(huán)境要素的完善措施
1.加強(qiáng)企業(yè)誠信與道德觀建設(shè)
公司可通過企業(yè)網(wǎng)站等渠道,向供應(yīng)商傳達(dá)公司的企業(yè)文化、道德與誠信觀,同時與供應(yīng)商建立在道德、誠信方面的相互約束機(jī)制,通過與供應(yīng)商簽署《誠信協(xié)議》、《商業(yè)行為準(zhǔn)則》,除了明確雙方要嚴(yán)守商業(yè)秘密、信守商業(yè)道德,遵守有關(guān)規(guī)定外,還要相互公布違規(guī)違紀(jì)的舉報渠道,對公司內(nèi)部員工可能的舞弊行為進(jìn)行舉報。
2.完善人力資源管理政策
修訂關(guān)鍵崗位管理辦法,補(bǔ)充對關(guān)鍵崗位范圍的說明、在道德與職業(yè)操守方面的要求、在招聘和離職方面的特殊關(guān)注等內(nèi)容。完善員工離職管理辦法,對關(guān)鍵崗位人員離職的工作交接、公司財(cái)產(chǎn)移交、信息保密等保持特殊關(guān)注。
(二)風(fēng)險評估要素的完善措施
設(shè)立風(fēng)險管理機(jī)構(gòu),明確企業(yè)風(fēng)險管理的相應(yīng)職責(zé)。公司目標(biāo)的制定和溝通。建立風(fēng)險識別機(jī)制,對企業(yè)外部風(fēng)險因素和企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險因素進(jìn)行預(yù)期與識別。建立風(fēng)險評估機(jī)制,包括風(fēng)險評估的方法和程序。建立風(fēng)險管理的記錄與報告機(jī)制。
(三)控制活動要素的完善措施
堅(jiān)持依法經(jīng)營,依法治企。各部門及時梳理各專業(yè)線法律法規(guī)遵循工作的依據(jù)和實(shí)現(xiàn)法律法規(guī)遵循性目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),定期開展法律法規(guī)遵循性的檢查,全面查找漏洞和不足,及時采取有效管控措施,確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營行為的合法合規(guī);嚴(yán)格執(zhí)行信息系統(tǒng)管理辦法,對各級系統(tǒng)使用人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置與登記管理,使用人員調(diào)出或調(diào)離工作崗位后,應(yīng)及時回收其相應(yīng)系統(tǒng)賬號和密碼。禁止與管理系統(tǒng)無關(guān)的人員在系統(tǒng)上擁有用戶賬號。
(四)監(jiān)控要素的完善措施
根據(jù)公司有關(guān)文件要求,及時下發(fā)各部門固定資產(chǎn)管理實(shí)施細(xì)則,并嚴(yán)格按照細(xì)則要求對賬實(shí)情況進(jìn)行核實(shí),真實(shí)完整地反映各單位的資產(chǎn)狀況、財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果,提升各單位財(cái)務(wù)信息質(zhì)量:加強(qiáng)現(xiàn)有審計(jì)人員的培訓(xùn),同時通過招聘和培訓(xùn)對現(xiàn)有審計(jì)人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化,提高審計(jì)人員在信息技術(shù)及法律法規(guī)方面的素質(zhì),保證公司審計(jì)工作的順利開展。
二、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制流程完善對策
(一)固定資產(chǎn)取得環(huán)節(jié)
1.固定資產(chǎn)取得的審批環(huán)節(jié)完善措施
一是工程部門根據(jù)公司和國家相關(guān)規(guī)定對應(yīng)急項(xiàng)目申請進(jìn)行了審核并留下了審核痕跡(簽字和日期),公司管理層對應(yīng)急項(xiàng)目的批復(fù)在規(guī)定的時限內(nèi)已完成(本地化時明確批復(fù)時限);二是正常工程項(xiàng)目的立項(xiàng)申請、科研申請要符合預(yù)算或調(diào)整預(yù)算的規(guī)定,科研報告、設(shè)計(jì)文件已通過工程部門的審核并留下了審核痕跡;三是購置項(xiàng)目申請符合公司預(yù)算或調(diào)整預(yù)算規(guī)定,已經(jīng)過相關(guān)專業(yè)部門的審核并留下了審核痕跡,公司管理層在限額范圍內(nèi)對購置申請審核和批準(zhǔn);四是融資租人項(xiàng)目合同符合公可或國家相關(guān)規(guī)定,公司管理層在限額范圍內(nèi)對融資租賃業(yè)務(wù)申請進(jìn)行了審核和批準(zhǔn),并留下了痕跡。
2.工程進(jìn)度的復(fù)核環(huán)節(jié)完善措施
一是確保工程管理部門每月編制資本性支出報表,反映截止當(dāng)月全部己立項(xiàng)項(xiàng)目的開工時間、工程狀態(tài)、工程費(fèi)用支出等工程進(jìn)度信息;二是工程管理部門管理層審核資本性支出報表中的信息是否與立項(xiàng)批復(fù)、設(shè)計(jì)批復(fù)、設(shè)備到貨、材料領(lǐng)用單據(jù)、施工進(jìn)度報告、監(jiān)理報告、施工合同、監(jiān)理合同等相關(guān)支持性文件一致,如有差異,應(yīng)做出處理批復(fù),工程管理部門管理層審核批準(zhǔn)后應(yīng)簽署批復(fù)意見、批復(fù)人姓名及批復(fù)日期;三是資本性支出報表應(yīng)在本地化規(guī)定的時間內(nèi)傳遞到財(cái)務(wù)部門工程會計(jì)人員處,作為與財(cái)務(wù)系統(tǒng)核對的依據(jù)。四是工程管理部門確保根據(jù)工程形象進(jìn)度的計(jì)算方法,每月編制服務(wù)費(fèi)暫估報表,審核后的報表應(yīng)在當(dāng)月傳遞到財(cái)務(wù)部門工程會計(jì)人員處作為財(cái)務(wù)暫估入賬的依據(jù)。
3.在建工程人賬環(huán)節(jié)完善措施
一是截至當(dāng)月設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、施工費(fèi)、設(shè)計(jì)費(fèi)、監(jiān)理費(fèi)等工程費(fèi)用入賬情況與當(dāng)月的在建工程資本性支出報表進(jìn)度情況相符;二是在建工程列支的借款利息符合中國/香港準(zhǔn)則利息資本化的規(guī)定;三是記賬憑證與原始憑證金額一致,會計(jì)科目錄入準(zhǔn)確,對費(fèi)用性質(zhì)的描述一致,稽核人員對記賬憑證及其相關(guān)原始單據(jù)進(jìn)行審核操作并留下審核痕跡。四是對核對出現(xiàn)差異的工程項(xiàng)目進(jìn)行記錄、發(fā)現(xiàn)問題予以調(diào)查、及時解決。
4.組織工程初驗(yàn)環(huán)節(jié)完善措施
一是在收到施工單位提交的完工報告后的規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行初驗(yàn)(本地化明確完工后組織初驗(yàn)的時限要求)。二是工程管理部門對初驗(yàn)報告進(jìn)行審核,確保其符合公司規(guī)定及資產(chǎn)暫估入賬要求,并留下審核痕跡,簽字并簽署日期確認(rèn)。三是固定資產(chǎn)簽收明細(xì)表符合公司規(guī)定及資產(chǎn)暫估入賬卡片錄入要求,并由工程管理部門和資產(chǎn)接收部門簽字確認(rèn)。四是初驗(yàn)報告、固定資產(chǎn)簽收明細(xì)表要在初驗(yàn)通過當(dāng)月遞交給財(cái)務(wù)部門。
5.固定資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)完善措施
一是確保固定資產(chǎn)驗(yàn)收或交付相關(guān)的初驗(yàn)報告、工程決算、到貨清單、融資租入賬務(wù)處理通知等原始單據(jù)的有效性。二是初驗(yàn)(或一次性驗(yàn)收)通過當(dāng)月暫估資產(chǎn)。三是工程決算在規(guī)定時限內(nèi)(原則上最長不遲于終驗(yàn)后3個月)完成。四是購置資產(chǎn)貨到當(dāng)月正式入賬。五是融資租人資產(chǎn)在收到相關(guān)賬務(wù)處理通知的當(dāng)月完成賬務(wù)處理。六是記賬憑證及卡片與原始憑證金額一致,會計(jì)科目錄入準(zhǔn)確,稽核會計(jì)對記賬憑證及其相關(guān)原始單據(jù)進(jìn)行審核操作并留下審核痕跡。
6.組織工程終驗(yàn)環(huán)節(jié)完善措施
一是工程管理部門根據(jù)終驗(yàn)申請?jiān)诔躜?yàn)后3至6個月或規(guī)定時間內(nèi)組織終驗(yàn);二是終驗(yàn)通知附有參與驗(yàn)收部門和人員的簽字和蓋章;是終驗(yàn)通知簽發(fā)當(dāng)月發(fā)送給財(cái)務(wù)部門。
7.監(jiān)督?jīng)Q算遞交環(huán)節(jié)完善措施
一是通過資本性支出月度對賬表或其他方式反映在建工程初驗(yàn)、終驗(yàn)、最終決算等狀態(tài);二是財(cái)務(wù)部門對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋工程管理部門,并保留建議痕跡。
(二)固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)
1.固定資產(chǎn)卡片信息核對環(huán)節(jié)完善措施
一是固定資產(chǎn)卡片編號自動生成,編號連續(xù)且唯一,資產(chǎn)卡片編號不連續(xù)時有合理依據(jù)(如報廢文件、調(diào)撥文件等)。二是賬卡核對和卡實(shí)核對是根據(jù)公司政策按月進(jìn)行的,核對留下書面記錄。三是對核對發(fā)現(xiàn)的差異及時進(jìn)行了確認(rèn)和處理。
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